7 veelgemaakte fouten bij debiteurenbeheer (met oplossingen!)
Gezond debiteurenbeheer is cruciaal voor de liquiditeit van uw business. Toch maken veel bedrijven, van ZZP’ers tot het MKB, fouten die onnodig geld kosten. In deze blog bespreken we de meest gemaakte fouten én leggen we uit hoe een incassobureau u kan helpen om die valkuilen te vermijden of op te lossen.
1. Te lang wachten met actie ondernemen
Veel ondernemers wachten maanden voordat ze contact opnemen met een klant. Hierdoor neemt de kans op een succesvolle inning drastisch af. Hoe eerder actie wordt ondernomen, hoe groter de kans op betaling. Bovendien kan de verjaringstermijn dichterbij komen en kan de klant financiële problemen krijgen of zelfs verdwijnen (door een faillissement o.i.d.).
Oplossing
Stel een duidelijk intern proces op voor niet-betaalde facturen. Bijvoorbeeld met een herinnering na 14 dagen en een aanmaning na 30 dagen. Heeft de klant dan nog steeds niet betaald? Dan kunt u de factuur direct overdragen aan een incassobureau.
2. Slechte opvolging van herinneringen
Als uiteindelijk een herinnering is gestuurd, is het wel belangrijk dat hier goed opvolging aan wordt gegeven. Bijvoorbeeld door bij regulier contact met een klant ook aan openstaande facturen te refereren. De kans is groot dat uw factuur bij de klant zonder gestructureerde opvolging naar de bodem van de stapel facturen zakt.
Oplossing
Onderzoek laat zien dat veel ondernemers het lastig vinden om klanten te herinneren aan een openstaande factuur. Een geautomatiseerd systeem kan in deze situatie een goede oplossing zijn. Dit systeem stuurt automatisch een bericht naar de klant als de vervaldatum van een factuur is bereikt. Betaalt de klant niet? Dan is het aan te raden om de factuur over te dragen aan het incassobureau. Zeker als u het lastig vindt om debiteuren na te jagen kan het fijn zijn om deze werkzaamheden uit te besteden.
3. Emotionele of onduidelijke communicatie
Naast een goede structuur is het ook belangrijk op welke manier u communiceert over openstaande facturen. Boze telefoontjes of vage e-mails werken vaak averechts. Klanten voelen zich aangevallen, wat leidt tot escalatie of complete radiostilte. De relatie met de klant wordt in die situaties ernstig beschadigd.
Oplossing
Het vinden van de balans tussen een daadkrachtige boodschap en respect voor de situatie van een klant is soms best lastig. Een incassobureau is gespecialiseerd in het incasseren van facturen en weet precies hoe uw klant benaderd moet worden. Bovendien geldt vaak dat 'vreemde ogen' dwingen. Uw klant is vaak meer onder de indruk van een derde partij, dan van uw eigen communicatie.
4. Onduidelijke betaaltermijnen of algemene voorwaarden
Veel bedrijven vergeten duidelijke afspraken te maken met een klant of vermelden zelfs geen betalingstermijn op de factuur. Dit zorgt voor veel onduidelijkheid en hierdoor loopt u het risico dat u lang op een betaling moet wachten.
Oplossing
Zorg voor heldere algemene voorwaarden en communiceer deze vooraf goed met uw klant. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat uw facturen duidelijk zijn en voldoen aan alle factuureisen. Als u vooraf alles goed communiceert met uw klant voorkomt dit problemen in een later stadium.
5. Vastleggen van bewijs
Mocht uw klant ook na het volgen van een minnelijk incassotraject niet betalen, dan zou u een juridische procedure kunnen starten. Als u een juridische procedure wilt starten is het belangrijk dat u een overzicht hebt van alle communicatie met een klant. Van het eerste contact en offertes tot de facturen en aanmaningen.
Oplossing
Incasso.nl helpt u bij het opstellen van een incassodossier. Bovendien geven wij u advies over te verzamelen bewijsstukken en leggen wij u uit hoe u dit kan helpen. Op die manier staat u sterker in een mogelijke juridische procedure.
6. Te soft blijven uit angst voor klantenverlies
Sommige ondernemers blijven te lang beleefd en passief uit angst om een klant te verliezen. Natuurlijk is het belangrijk om respectvol te blijven en begrip te hebben voor uw klant. Aan de andere kant kan een te milde houding ervoor zorgen dat u uw eigen positie hiermee ondermijnt. U heeft afspraken gemaakt met uw klant en die moeten natuurlijk wel worden nagekomen.
Oplossing
Een incassobureau als incasso.nl handelt klantvriendelijk maar standvastig. Er is een afspraak en daar gaan wij uw klant aan houden. Het lijkt misschien onwaarschijnlijk, maar het inzetten van een incassobureau kan de relatie met uw klant zelfs versterken.
7. Geen onderscheid maken tussen debiteuren
Er zijn verschillende redenen waarom een klant uw factuur niet heeft betaald. Zo zijn er klanten die uw factuur simpelweg vergeten zijn, maar ook klanten met serieuze financiële problemen. Niet elke late betaler is een wanbetaler. Toch behandelen veel bedrijven alle debiteuren hetzelfde.
Oplossing
Maak een goede inschatting van de situatie van uw klant. Een klant die uw factuur vergeten is zal misschien wel betalen na het sturen van een herinnering of na een kort telefoontje. Een klant met serieuze problemen steekt misschien de kop in het zand en is lastig te bereiken. Als u er zelf niet meer uitkomt, kan het incassobureau u hierbij helpen. Zo kunnen zij met een regeling op maat afspraken maken met uw klant. Op die manier wordt de aanpak afgestemd op de situatie van de klant.
Conclusie
Door de juiste aanpak en tijdige inzet van een incassobureau voorkomt u frustratie, versnelt u de cashflow en beschermt u uw bedrijf tegen financiële risico’s. Laat fouten in debiteurenbeheer uw succes niet ondermijnen en onderneem tijdig actie.
Bij incasso.nl denken wij graag mee met uw debiteurenproces. Zo kunnen onze incassospecialisten u vrijblijvend helpen met een duidelijk proces en wat u kunt doen in uw specifieke situatie.
Heeft u nu al facturen die u wilt overdragen aan een incassopartner? Maak dan gratis een account aan bij incasso.nl en start direct uw eerste incassozaak.