Incassobureau inschakelen voor uw openstaande facturen

Wanneer heeft u een incassobureau nodig?

Er zijn verschillende situaties waarin u een incassobureau kunt inschakelen. In het algemeen geldt dat u een incassotraject kunt starten op het moment dat een klant uw factuur niet betaalt. Dit kan verschillende oorzaken hebben, die elk om een andere benadering vragen.

Onbetaalde facturen

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom uw factuur niet betaald wordt. Zo kunnen klanten (financiële) problemen hebben of de factuur simpelweg zijn vergeten. Ons eerste doel is om in contact te komen met uw klant om informatie te verzamelen en direct een duurzame oplossing te vinden voor de betalingsachterstand.

Is uw klant een particulier? Dan moet u eerst een WIK-brief sturen, voordat u een incassotraject mag starten.

Is uw klant een bedrijf? Dan kunt u direct een incassoprocedure beginnen, tenzij uw algemene voorwaarden anders zijn.

Betwistingen

Als de klant het niet eens is met de factuur, dan wordt deze 'betwist'. Dit kan verschillende redenen hebben. Zo kan de factuur zelf onjuist zijn of is men het niet eens met de levering van de producten of diensten. Bijvoorbeeld vanwege de kwaliteit of doordat er iets anders is afgesproken. Betwiste facturen worden vaak niet zomaar betaald en vragen daarom om een intensievere aanpak.

Indien nodig kan incasso.nl u ook bijstaan met juridische ondersteuning. Een van onze juristen maakt een inschatting van uw dossier en adviseert u over de beste aanpak voor uw vordering.

Signalen dat het tijd is voor een incassobureau

Een incassobureau inschakelen kan een cruciale stap zijn voor bedrijven die geconfronteerd worden met aanhoudende betalingsachterstanden. Er zijn verschillende signalen die erop wijzen dat het tijd kan zijn om professionele hulp in te roepen. 

• Aanhoudende late betalingen: Wanneer klanten herhaaldelijk te laat betalen, ondanks herinneringen en betalingsregelingen, kan dit een teken zijn dat strengere maatregelen nodig zijn.
• Geen communicatie: Als klanten stoppen met communiceren en niet reageren op contactpogingen, kan dit wijzen op een grotere onwil of onvermogen om te betalen.
• Grote uitstaande bedragen: Als er aanzienlijke bedragen openstaan, kan dit de cashflow en financiële stabiliteit van uw bedrijf bedreigen.
• Klanten die uw voorwaarden betwisten: Soms kunnen klanten beginnen met het betwisten van de factuurbedragen of de betalingsvoorwaarden als een tactiek om betaling te vermijden.
• U bent er te lang mee bezig: Het voortdurend najagen van laatbetalers kan een zware last zijn voor uw personeel en middelen. Deze tijd kunt u waarschijnlijk beter besteden.

In al deze situaties kan een incassobureau inschakelen uitkomst bieden. Zij begeleiden u met professionele (juridische) hulp. Stuur uw factuur snel en eenvoudig in via de incasso.nl app en krijg weer grip op uw openstaande facturen.

Start uw incasso

Hoe werkt een incassobureau?

Een incassoprocedure starten kan eenvoudig en snel via de incasso.nl app. Zodra wij de factuur hebben ontvangen, kan de procedure in de meeste gevallen direct worden opgestart. Heeft u meer facturen voor dezelfde klant? Dan moet u deze allemaal in één incassodossier toevoegen.  

Het totaal van de facturen wordt opgehoogd met wettelijke incassokosten en rente. Deze vormen de vergoeding voor de incassodiensten en moeten betaald worden door uw klant. Op het moment dat uw klant de gehele vordering betaalt, ontvangt u de volledige hoofdsom van de facturen binnen 72 uur op uw rekening.

De incassoprocedure stap voor stap

Bij incasso.nl profiteert u van een innovatief datagedreven incassoprocedure. Onze trajecten zijn een balans tussen slimme tools en persoonlijke aandacht voor uw klant. Wij beschikken over diverse drukmiddelen die gericht zijn op snelle betaling.

Laatste herinnering

Als uw klant een particulier is, moet u volgens de wet eerst een WIK-brief sturen voordat u een incassotraject mag starten. De WIK-brief is een laatste herinnering, waarin de klant nog één keer 14 dagen de tijd krijgt om te betalen zonder extra kosten. U kunt zelf een WIK-brief sturen of dit eenvoudig en snel doen via de incasso.nl app. 

Als uw klant een bedrijf is, bent u niet verplicht om eerst een laatste herinnering te sturen. Na het verstrijken van de betalingstermijn, kunt u de facturen in principe direct overdragen aan het incassobureau. Let wel goed op eventuele afwijkende regels uit uw algemene voorwaarden!

Buitengerechtelijke incasso (minnelijke fase)

Als de incassoprocedure gestart kan worden, beginnen we vrijwel altijd met het buitengerechtelijke incassotraject. In deze fase wordt uw klant op verschillende manieren op de betalingsachterstand gewezen. Afhankelijk van het profiel van uw klant passen wij de tone-of-voice en communicatiemiddelen aan. 

Het doel van de minnelijke fase is om in contact te komen met uw klant, informatie te verkrijgen en natuurlijk een oplossing te vinden voor de betalingsachterstand. Hierbij maken we het voor de klant zo eenvoudig mogelijk om te betalen. Als uw klant niet reageert, voeren wij de druk om tot een oplossing te komen steeds verder op.

In 92% van de gevallen wordt de betalingsachterstand in de minnelijke fase opgelost.

Debiteurenbezoek (mediation fase)

Bij incasso.nl kunt u tijdens de buitengerechtelijke fase nog een speciaal wapen inzetten: het debiteurenbezoek. Een speciaal opgeleide mediator gaat dan langs bij uw klant om de betalingsachterstand op te lossen. 

Het voordeel van onze mediation afdeling is dat u geen deurwaarder op uw klant afstuurt. De kosten voor deurwaarders zijn immers hoog en brengen de klantrelatie in gevaar. Het contact met onze mediator kan uw klant echter niet negeren, waardoor u wél profiteert van de voordelen van een fysieke ontmoeting. Een win-win dus!

Gerechtelijke incassofase

Als uw klant de betalingsachterstand niet wil oplossen in de buitengerechtelijke fase, kunnen we een juridische procedure starten. Uiteraard geven onze juristen eerst een deskundig advies over de mogelijkheden en haalbaarheid van een gerechtelijke procedure. 

Onze juristen zullen u gedurende het hele gerechtelijke incassotraject ondersteunen met raad en daad. Bij een gerechtelijke procedure brengt de deurwaarder een dagvaarding uit en moet de klant voor de rechter verschijnen. Vervolgens kan de betalingsachterstand opgelost worden door bijvoorbeeld beslag te leggen op bezittingen van de klant. Incasso.nl werkt samen met gerenommeerde deurwaarders en advocaten, voor dagvaardingen en eventuele beslaglegging bij uw klant.  

Voor deurwaarders en incasso advocaten zit hier een belangrijk verdienmodel. Zij verdienen hun geld vooral met gerechtelijke procedures. Voor incasso.nl is het vooral belangrijk om in het minnelijke traject het verschil te maken. Op die manier wordt u sneller betaald en wordt de schuld eerder opgelost.

Incassoprocedure starten

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

Als u een incassobureau inschakelt, moet uw klant meer betalen dan het totaal van de facturen. Er moeten dan namelijk ook incassokosten en wettelijke rente worden betaald. Op het moment dat de klant de vordering betaalt, ontvangt u het totaalbedrag van de facturen binnen 72 uur op uw rekening. Incasso.nl ontvangt in dat geval de rente en incassokosten.

Wat zijn incassokosten?

Als u een incassobureau inschakelt, worden er extra handelingen uitgevoerd om uw factuur betaald te krijgen. De kosten voor deze incassodiensten komen als incassokosten bovenop de factuurbedragen die betaald moeten worden.

De hoogte van de incassokosten voor particuliere klanten is wettelijk vastgesteld en wordt bepaald door het bedrag van de facturen die geïncasseerd moeten worden. Volgens de Wet Incassokosten (WIK) worden de incassokosten aan de hand van onderstaande tabel berekend.

Bent u benieuwd naar de door te rekenen incassokosten? Gebruik dan onze incassokosten calculator.

Bij zakelijke klanten bent u niet aan de WIK gebonden. Zo kunnen er afwijkende afspraken zijn vastgelegd in een overeenkomst of uw algemene voorwaarden. Als er geen aparte afspraken zijn gemaakt wordt vaak de WIK van particulieren gevolgd.

Wettelijke rente bij betalingsachterstanden

In de Nederlandse wet is ook vastgelegd dat een schuldeiser rente kan eisen bij een betalingsachterstand. Deze wettelijke rente is per 1 januari 2024 vastgesteld op 7%.

No Cure No Pay incasso

Veel incassobureaus, waaronder incasso.nl werken op basis van No Cure No Pay. Dit houdt in dat er geen kosten worden doorberekend op het moment dat er niets geïncasseerd wordt. Op die manier loopt u als ondernemer geen risico wanneer u een incassotraject start.

Als de klant de gehele vordering betaalt, dan ontvangt u het totaalbedrag van de facturen en ontvangt incasso.nl de rente en incassokosten als vergoeding voor de incassodiensten. In dat geval betaalt u dus helemaal niets.

Als een klant uiteindelijk maar een deel van de vordering betaalt, houdt incasso.nl een percentage van de ontvangsten in als vergoeding voor de incassodienstverlening. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de klant alleen het totaalbedrag van de facturen overmaakt en de rente of incassokosten blijft negeren.

Gratis account aanmaken

Hoe kiest u het juiste incassobureau?

Het kiezen van het juiste incassobedrijf is belangrijk als het gaat om effectief debiteurenbeheer. Het gaat namelijk niet altijd alleen om facturen incasseren, maar ook om het behouden van de klantrelatie. Er zijn een aantal factoren waarop u moet letten bij het kiezen van het juiste incassobureau.

Certificeringen en keurmerken

Een professioneel en betrouwbaar incassobureau is te herkennen aan relevante certificeringen en keurmerken. Deze zijn een belangrijke indicatie van de kwaliteit van de incassodiensten die het bedrijf biedt.

Er zijn diverse certificeringen en keurmerken waarop u kunt letten:

• NVI Incassokeurmerk: Alleen bedrijven die voldoen aan alle eisen van het strenge normenkader krijgen dit keurmerk. Jaarlijks worden alle bedrijfsprocessen, incassotrajecten en protocollen gecontroleerd door een externe partij. Op die manier blijft de kwaliteit van de incassodienstverlening gewaarborgd.
• ISO-certificeringen: Deze certificaten tonen aan dat een incassobedrijf werkt volgens internationaal erkende standaarden en normen voor bedrijfsvoering. Er zijn verschillende ISO-certificaten, die elk voor een ander domein staan.
• Register Incassodienstverlening: Vanaf 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening van kracht geworden. De WKI stelt strengere eisen aan incassobureaus en schrijft voor dat alleen bedrijven die geregistreerd staan in het Incassoregister incassodiensten in Nederland mogen uitvoeren.

Door rekening te houden met bovenstaande kwaliteitsfactoren kiest u een incassobureau dat niet alleen effectief is in het incasseren van facturen, maar ook uw zakelijke relaties respecteert en beschermt. Ultimoo Incasso, het bedrijf achter incasso.nl, is in het bezit van bovenstaande certificaten en keurmerken.

Ervaring en expertise

De ervaring en expertise van een incassobureau zijn cruciaal. Een bureau met jarenlange ervaring en diepgaande kennis van incassoprocedures en debiteurenbeheer kan effectiever omgaan met verschillende situaties. Dit draagt bij aan een hogere slagingskans van uw incasso.

Ultimoo Incasso, het bedrijf achter incasso.nl, is al sinds 1997 actief in de Nederlandse incassomarkt. In die tijd hebben we vele duizenden ondernemers en debiteuren geholpen met het oplossen van een betalingsachterstand. Wij zijn gespecialiseerd in vorderingen op zowel bedrijven (B2B) als consumenten (B2C).

Klanttevredenheid en reputatie

De klanttevredenheid en reputatie van een incassobureau zijn belangrijke indicatoren van de kwaliteit en effectiviteit van hun dienstverlening. Incassobureaus worden vaak geconfronteerd met negatieve recensies van debiteuren. Zij zijn door het incassobureau benaderd om een schuld in te lossen en ervaren hierbij vaak negatieve emoties. Hierbij wordt de onvrede over een situatie met de schuldeiser geprojecteerd op het incassobureau. Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken tussen ervaringen van debiteuren en schuldeisers.

Laat u niet op het verkeerde been zetten

Er zijn verschillende partijen die u kunnen helpen bij het incasseren van openstaande verkoopfacturen. Deze partijen gebruiken vaak agressieve reclames en doen claims die niet realistisch zijn. Een belangrijk advies bij het kiezen van een incassobedrijf is dan ook dat u zich niet laat inpalmen met mooie praatjes en voordelen die geen voordeel blijken te zijn.

Hieronder een aantal voorbeelden:

• Te korte procedures: Een incassotraject van 10 dagen is niet realistisch. Een traject waarbij u na 10 dagen uw geld hebt klinkt aanlokkelijk, maar blijkt in de praktijk toch niet haalbaar. De gemiddelde incassoprocedure duurt vaak drie keer langer. Er is namelijk vaak meer tijd nodig om het meeste uit uw incassozaak te halen.
• Te lange procedures: Als een incassobureau te lange betalingstermijnen gebruikt, ervaart uw klant te weinig druk. De behoefte om te betalen of een oplossing te vinden is dan te weinig aanwezig.
• Overdreven maatregelen: Vooral incasso advocaten houden ervan om te schermen met alle maatregelen die zij mogen nemen. Incasso advocaten mogen inderdaad meer maatregelen nemen dan incassobureaus of deurwaarders. Toch wordt in ruim 92% van de betalingsachterstanden een oplossing gevonden zonder tussenkomst van een rechter. Alle overdreven en dure maatregelen die advocaten mogen nemen zijn dan helemaal niet nodig. Dit voorkomt onnodig hoge kosten en vergroot de kans op het behouden van de klantrelatie.
• Incassobureaus kunnen geen juridische procedures starten: Advocaten en deurwaarders wijzen ondernemers ook vaak op het feit dat een incassobureau geen gerechtelijke procedures kan starten. Dat is niet helemaal waar. Zo geven de juristen van incasso.nl deskundig advies over de kansen van een gerechtelijke procedure. Vervolgens hebben wij vaste deurwaarders en advocaten die de trajecten voor incasso.nl uitvoeren.

incasso.nl account aanmaken