Berekenen van incassokosten

Een openstaande rekening is een rekening die niet of niet op tijd betaald wordt. Een bedrijf kan een incassobureau inschakelen om de openstaande rekening te laten incasseren. Naast het reguliere factuurbedrag moeten er dan ook incassokosten worden betaald.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn de kosten die gemaakt worden wanneer een schuldeiser een incassobureau inschakelt om een openstaande vordering te innen. Deze kosten komen bovenop het oorspronkelijke factuurbedrag (hoofdsom) en worden doorgaans in rekening gebracht bij de klant (debiteur). Het doel van incassokosten is om de schuldeiser te compenseren voor de extra inspanningen en kosten die gemaakt zijn om een betaling te ontvangen.

De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt de maximale incassokosten die mogen worden berekend. Dit biedt zowel schuldeisers als debiteuren duidelijkheid en bescherming tegen onredelijke kosten.

Verschil tussen incassokosten voor particulieren en bedrijven

Het berekenen van incassokosten verschilt afhankelijk van het type debiteur: particulier of zakelijk. Voor particuliere debiteuren (B2C) geldt de Wet Incassokosten (WIK). Dit betekent dat de maximale incassokosten wettelijk zijn vastgelegd om consumenten te beschermen.

Voor zakelijke debiteuren (B2B) is de WIK niet verplicht van toepassing. Hier kunnen partijen in hun contracten afwijkende afspraken maken over incassokosten. Vaak wordt er in algemene voorwaarden een specifiek percentage of bedrag opgenomen. Het is daarom belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over incassokosten bij zakelijke relaties.

Als er bij een zakelijke debiteur geen specifieke afspraken zijn gemaakt over de incassokosten, wordt in de meeste gevallen de WIK gevolgd.

incassokosten-berekenen

Hoe worden incassokosten berekend volgens de Wet Incassokosten (WIK)?

De WIK stelt vast hoe incassokosten berekend moeten worden. Hierbij wordt een percentage van de hoofdsom gehanteerd, met een minimum bedrag van €40.

De percentages zijn als volgt:

Hoofdsom (factuurbedrag)	Maximale incassokosten
Over de eerste €2.500	15%
Over de volgende €2.500	10%
Over de volgende €5.000	5%
Over de volgende €190.000	1%
Boven €200.000	0,5%

Voorwaarden voor het in rekening brengen van incassokosten

Aanmaning
De debiteur moet eerst een schriftelijke aanmaning ontvangen waarin een laatste betalingstermijn van minimaal 14 dagen wordt gesteld.
Duidelijke vermelding
De aanmaning moet vermelden dat incassokosten in rekening worden gebracht als de betaling niet op tijd wordt voldaan.

Voorbeeld berekeningen

Stel de hoofdsom van een factuur is €1.000. De maximale incassokosten die kunnen worden doorberekend zijn dan:

15% van €1.000 = €150.

Stel de hoofdsom van een factuur is €10.000. De maximale incassokosten die kunnen worden doorberekend zijn dan:

15% van €2.500 = €375.
10% van €2.500 = €250.
5% van €5.000 = €250.
Totale incassokosten: €875.

Stel de hoofdsom van een factuur is €250.000. De maximale incassokosten die kunnen worden doorberekend zijn dan:

15% van €2.500 = €375.
10% van €2.500 = €250.
5% van €5.000 = €250.
1% van €190.000 = €1.900.
0,5% van €50.000 = €250.
Totale incassokosten: €3.025.

Wilt u zelf de incassokosten berekenen voor uw vordering? Gebruik dan de handige incassokosten calculator hieronder.

WIK Calculator

Vul de hoofdsom van uw openstaande factuur in om de incassokosten te berekenen. Bent u btw-plichtig? Noteer dan de incassokosten exclusief btw. Deze kunt u immers verrekenen. Kunt u de btw niet verrekenen? Noteer dan de incassokosten inclusief de btw.

Hoofdsom die is vervallen

€

BTW plichtig

Heeft u een WIK brief gestuurd?

Incassokosten bij termijnfacturen

Op 1 oktober 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening in werking getreden. Een van de zaken die in deze wet zijn vastgesteld, is de omgang met termijnfacturen. Werkt u met termijnfacturen van meer dan €266,67? Dan geldt voor u waarschijnlijk de cumulatieregeling.

Tips voor het minimaliseren van incassokosten

Factureer tijdig en duidelijk
Zorg ervoor dat facturen zo snel mogelijk worden verstuurd. Bovendien moet u ervoor zorgen dat de facturen aan alle eisen voldoen.
Herinneringen sturen
Het is belangrijk dat u direct na het vervallen van een factuur een betalingsherinnering stuurt. Zo blijft u kort op de bal spelen en voorkomt u dat facturen lang (onbehandeld) open blijven staan.
Maak afspraken over betalingstermijnen
Betalingsregelingen kunnen helpen om het effect van onbetaalde facturen te verkleinen. Dit heeft bovendien een positief effect op de relatie met de klant.
Draag uw facturen tijdig over aan uw incassopartner
In sommige gevallen blijft een betaling uit en is het doorberekenen van incassokosten niet te voorkomen. Als u uw niet-betaalde facturen tijdig indient via de incasso.nl app, gaan onze incassospecialisten aan de slag om de factuur bij uw klant te incasseren. Dit bespaart u tijd en zorgt ervoor dat incassokosten binnen de wettelijke kaders blijven.