Wat zijn vervallen facturen?
Een factuur is een samenvatting van de betaalverplichting van geleverde diensen of producten. Als de factuur niet betaald wordt vóór de genoemde datum, is de factuur vanaf die datum 'vervallen'. Er zijn verschillende oorzaken voor vervallen facturen en de gevolgen ervan kunnen groot zijn.
Hoe ontstaan vervallen facturen?
Er zijn verschillende redenen voor vervallen facturen. Vaak vervalt een factuur omdat de klant simpelweg vergeten is om op tijd te betalen. Als een klant vergeet te betalen krijgt de factuur de vervallen status zodra de betalingstermijn is verstreken. Vaak kan een eenvoudige herinnering ervoor zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt.
Er kunnen echter ook serieuzere redenen zijn voor een vervallen factuur. Zo kan een geschil tussen de kopende en verkopende partij ertoe leiden dat een factuur niet betaald wordt. Zo kan een klant ontevreden zijn over de kwaliteit van het product of de dienst en daarom weigeren te betalen. Ook als de afspraken tussen de twee partijen niet goed zijn vastgelegd kan de betaling vertraagd worden.
Daarnaast zijn er nog andere oorzaken waarom vervallen facturen kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld als iemand een fout maakt bij het opstellen van de factuur of als er (technische) problemen zijn met het betalingssysteem. Een factuur kan dan gewoon betaald zijn, maar doordat de betaling niet aan de factuur kan worden gelinkt, is de factuur in de boekhouding alsnog vervallen.
De gevolgen van vervallen facturen
Vervallen facturen kunnen zowel voor de verkopende partij als voor de kopende partij flinke financiële gevolgen hebben.
De verkopende partij krijgt bij een vervallen factuur niet op tijd het geld waar men recht op heeft. Als het bedrijf hier niet goed mee omgaat zou deze situatie uiteindelijk tot tot liquiditeitsproblemen kunnen leiden. Als dit te vaak voorkomt, zou dit zelfs kunnen leiden tot een bedreiging van de continuïteit van het bedrijf.
Maar niet alleen de verkoper, ook voor de klant kunnen de gevolgen van niet betaalde facturen aanzienlijk zijn. Allereerst kunnen klanten geconfronteerd worden met extra kosten. Zo kunnen uiteindelijk boetes, rente of zelfs incassokosten worden doorberekend als er niet op tijd betaald wordt. Bovendien kan het te laat betalen van een factuur leiden tot een verslechtering van de relatie tussen de klant en de verkoper. In sommige gevallen is het niet betalen van een factuur een signaal van een problematische situatie in de bedrijfsvoering.
Hoe om te gaan met vervallen facturen
Toch zijn er diverse manieren om vervallen facturen te voorkomen of de impact ervan te verzachten.
Het is belangrijk dat de verkopende partij alle voorwaarden vooraf duidelijk communiceert aan de klant. Vervolgens moet de factuur op tijd worden verstuurd en is het belangrijk om direct actie te ondernemen zodra de betalingstermijn verstreken is en de factuur vervalt. Tot slot is het belangrijk om bij het uitblijven van een betaling tijdig te schakelen met de incassopartner. De incassopartner is gespecialiseerd in het incasseren van een vervallen factuur en kan op die manier de gevolgen voor de eigen bedrijfsvoering ernstig beperken.
Voor klanten is het belangrijk dat zij zo snel mogelijk in contact komen met de leverende partij als er problemen zijn. Door in contact te komen kunnen de partijen samen naar een oplossing zoeken. De belangrijkste stap om vervallen facturen te voorkomen is een up-to-date boekhouding waarbij niet vergeten wordt om facturen te betalen.
Conclusie
Een vervallen factuur is een factuur die niet op tijd betaald wordt. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. In veel gevallen vergeet de klant de factuur simpelweg te betalen en is een eenvoudige herinnering voldoende om alsnog betaald te krijgen. Vervallen facturen kunnen tot serieuze problemen leiden en daarom is het belangrijk dat voldoende maatregelen worden genomen om een vervallen factuur te voorkomen.