Factuureisen in Nederland: Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Als ondernemer in Nederland is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de wettelijke factuureisen. Een goede facturatie zorgt ervoor dat u sneller betaald wordt, dat u alles op orde heeft voor de Belastingdienst en dat u juridische problemen voorkomt bij een incassoprocedure. In dit kennisartikel bespreken we de verplichte gegevens die op een factuur moeten staan, de uitzonderingen op deze regels, en geven we een aantal praktische tips om uw facturatieproces te optimaliseren.

Verplichte gegevens op een factuur

Volgens de Belastingdienst moeten op een factuur minimaal de volgende elementen staan:

• Uw volledige bedrijfsnaam en adres: Gebruik de officiële naam waaronder uw bedrijf geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel. Dit mag de juridische naam zijn, maar ook de handelsnaam.
• Naam en adres van de klant: De volledige naam en het adres van de afnemer.
• Uw btw-nummer: Dit nummer identificeert uw onderneming voor de btw-aangifte.
• KvK-nummer: Uw inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel.
• Factuurnummer: Gebruik een uniek en opeenvolgend nummer voor elke factuur.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is gemaakt.
• Datum van levering of dienst: De datum waarop de goederen zijn geleverd of waarop u de diensten heeft verricht.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: Een duidelijke beschrijving van welke goederen of diensten er zijn geleverd.
• Het bedrag dat betaald moet worden: Vermeld de bedragen die betaald moeten worden, exclusief btw. Als er producten of diensten met verschillende btw-tarieven zijn, dan moet u de bedragen apart vermelden. Voor een compleet beeld vermeld u eventueel ook de hoeveelheid en eenheidsproces.
• Btw-tarief: Het percentage btw dat van toepassing is op de geleverde goederen of diensten.
• Btw-bedrag: Het totaal aan verschuldigde btw voor alle geleverde goederen of diensten.
• Totaalbedrag: Het totale bedrag dat in rekening wordt gebracht, inclusief btw.

Bovenstaande gegevens zijn verplicht om ervoor te zorgen dat zowel u, als uw klant en de Belastingdienst een duidelijk overzicht hebben van de transactie. 

Aangepaste regels en uitzonderingen

In sommige situaties gelden er afwijkende spelregels voor facturen:

Facturen onder €100

Voor facturen met een totaalbedrag van €100 of lager (inclusief btw) mogen minder gegevens worden vermeld. Dit vermindert de administratieve lasten bij kleine transacties. In dit geval volstaat het om de volgende informatie op de factuur te zetten:

• Naam en adres van uw bedrijf
• De factuurdatum
• Samenvatting van de geleverde goederen of diensten
• Het btw-bedrag dat is opgenomen in de prijs, of de gegevens die nodig zijn om dat bedrag te berekenen.

Internationale transacties

Bij leveringen aan klanten in het buitenland gelden vaak ook andere spelregels. Zo moet u bij klanten in andere EU-landen zowel uw eigen btw nummer, als dat van de klant vermelden. Daarnaast gebruikt u bij buitenlandse klanten 0% btw en moet u aangeven dat het om een intracommunautaire levering gaat.

Het is aan te raden om voor de zekerheid de specifieke regels in het land van uw klant te checken. Dit voorkomt eventuele problemen. Daarnaast doet u er bij de levering van goederen ook goed aan om belangrijke documenten, als douanepapieren en transportbewijzen, te bewaren.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Ondernemers die meedoen met de kleineondernemersregeling zijn vrijgesteld van btw en hoeven geen btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Zij zijn ook niet verplicht om facturen te sturen. Als de ondernemer wel een factuur stuurt moet hierop vermeld worden dat de ondernemer deelneemt aan de kleineondernemersregeling. 

Het belang van goede facturen

Er zijn een aantal redenen waarom het belangrijk is dat verkoopfacturen aan alle wettelijke eisen voldoen.

Correcte btw-administratie

Het voldoen aan de wettelijke factuureisen is cruciaal voor een correcte btw-administratie. Een goede factuur zorgt ervoor dat de btw op de juiste manier wordt berekend en afgedragen. Daarnaast zorgt u ervoor dat u bij een eventuele controle door de Belastingdienst kunt aantonen dat u aan alle verplichtingen heeft voldaan. Onvolledige of incorrecte facturen kunnen leiden tot boetes en het verlies van het recht op btw-aftrek. Als u klanten bijvoorbeeld een factuur stuurt die niet voldoet aan alle eisen, dan is de kans aanwezig dat zij de btw op de factuur niet mogen terugvragen bij de Belastingdienst.

Sneller betaald krijgen

Een goed facturatieproces draagt bij aan tijdige betalingen. Als alle benodigde informatie op een factuur staat, weet de klant precies wat er in rekening is gebracht en waarom. Dit verkleint de kans op misverstanden en betalingsvertragingen. Daarnaast is het belangrijk om het betalen zelf zo gebruiksvriendelijk te maken. Bijvoorbeeld met een directe betaallink in de e-mail met de factuur.

Sta sterker in incassoprocedures

Een factuur die voldoet aan alle eisen staat sterker in juridische procedures dan een factuur waar belangrijke zaken ontbreken. Zo kijkt een rechter bij de Ambtshalve Toetsing aan de hand van een checklist of aan alle voorwaarden voldaan wordt. Gebrekkige facturen met missende informatie kunnen er op die manier voor zorgen dat een juridische claim resoluut wordt afgewezen. Zelfs als u als ondernemer gelijk heeft. 

Om sterker te staan in juridische procedures is het naast de factuureisen ook erg belangrijk om duidelijk te communiceren over algemene voorwaarden, betalingsvoorwaarden en betalingstermijnen.

Praktische tips voor uw verkoopfacturen

Verklein risico's tijdens het facturatieproces met onderstaande tips.

• Gebruik facturatiesoftware: Moderne facturatieprogramma's zorgen ervoor dat uw facturen automatisch voldoen aan de wettelijke eisen en helpen bij het bijhouden van uw administratie. Bovendien kunnen betaallinks en e-facturatie eenvoudiger worden ingeregeld en blijven de facturen goed bewaard.
• Controleer alle contactgegevens: Zorg ervoor dat alle klantgegevens correct en up-to-date zijn om fouten op de factuur te voorkomen. Verkeerde contactgegevens kunnen ook zorgen voor een tragere betaling.
• Stel duidelijke betalingsvoorwaarden: Vermeld expliciet de betalingstermijn en eventuele consequenties bij te late betaling om misverstanden te voorkomen.
• Werk samen met een incassopartner: Als een klant de factuur niet betaalt, is het belangrijk om tijdig actie te ondernemen. Een incassobureau kan u helpen bij het incasseren van de factuur. Zo kunt u bij incasso.nl een gratis account aanmaken en snel en eenvoudig uw eerste factuur indienen via onze handige incasso.nl app.