Cumulatieregeling incassokosten: Wat u als ondernemer moet weten

Sinds 1 oktober 2024 is de cumulatieregeling voor incassokosten van kracht, een belangrijk onderdeel van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki). Deze regeling is speciaal ontworpen om de incassokosten eerlijker en transparanter te maken. Vooral in situaties waarin debiteuren meerdere termijnbedragen missen. Wat betekent dit voor u als ondernemer? In deze blog leggen we het helder en praktisch uit.

Let op! Er zijn uitzonderingen en er kunnen specifieke regels voor uw situatie gelden. Bij twijfels kunt u altijd contact opnemen met een van onze specialisten.

Wat is de cumulatieregeling voor incassokosten?

De cumulatieregeling stelt regels vast voor het berekenen van incassokosten bij achterstallige betalingen van termijnbedragen tot €266,67, binnen een periode van zes maanden. Het doel is om te voorkomen dat kosten onnodig hoog oplopen door stapeling.

Hoe werkt het?

Voor de eerste gemiste termijn mogen de gebruikelijke incassokosten in rekening worden gebracht, met een minimum van €40.
Voor iedere volgende gemiste termijn binnen dezelfde zes maanden worden de incassokosten gehalveerd, tot een maximum van €20 per termijn. Let op! U moet dan wel voor iedere afzonderlijke termijn een Wik-brief sturen.
Voor openstaande bedragen boven de €266,67 gelden de standaardstaffels voor incassokosten.
Dit betekent dat u uw administratie goed op orde moet hebben, zodat u de regeling correct kunt toepassen.

Waarom is de cumulatieregeling ingevoerd?

De regeling is bedoeld om te voorkomen dat debiteuren geconfronteerd worden met disproportioneel hoge kosten voor relatief kleine schulden. Door de kosten stap voor stap te verlagen, blijft er een balans tussen redelijkheid en de prikkel om openstaande rekeningen snel te betalen. Voor u als ondernemer biedt de cumulatieregeling transparantie en zorgt het ervoor dat uw debiteuren eerder bereid zijn om aan hun verplichtingen te voldoen.

Hoe worden incassokosten berekend?

Incassokosten worden berekend aan de hand van een percentage van het openstaande bedrag. Hierbij gelden wettelijke minimumbedragen en staffels. Als u bijvoorbeeld een vordering heeft van €200, bedraagt het minimumtarief €40. Bij hogere bedragen stijgen de kosten mee volgens een vast percentage.

Wilt u precies weten hoe incassokosten worden berekend? Bekijk onze uitgebreide uitleg over incassokosten.

Wat betekent de cumulatieregeling voor u als ondernemer?

Het is belangrijk dat u deze nieuwe regels als ondernemer begrijpt en toepast in uw eigen debiteurenproces. Dit voorkomt onnodige juridische risico’s en zorgt ervoor dat u uw debiteuren correct benadert. Werkt u niet met termijnbedragen of zijn uw termijnen hoger dan €266,67? Dan geldt de cumulatieregeling in principe niet voor u.

Hier zijn enkele praktische stappen:

Houd uw administratie op orde
Zorg ervoor dat u nauwkeurig bijhoudt welke betalingen zijn gemist en wanneer. Dit helpt u om te bepalen welke incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Zeker als u werkt met abonnementen en andere periodiek terugkerende termijnbedragen.
Pas de regels correct toe
Controleer bij iedere nieuwe vordering of de cumulatieregeling van toepassing is. Dit is vooral belangrijk bij klanten die in termijnen betalen. Let op! Vergeet de Wik voor iedere individuele termijn niet!
Communiceer helder met uw debiteuren
Duidelijke communicatie voorkomt onduidelijkheden en versterkt de kans op een snelle betaling. Een vriendelijke betalingsherinnering kan vaak al veel problemen voorkomen. Als u twijfelt over uw eigen debiteurenproces, dan kunt u altijd even sparren met een van de specialisten van incasso.nl.

Een praktijkvoorbeeld: Hoe werkt de cumulatieregeling in de praktijk?

Laten we kijken naar een concreet voorbeeld:

Een debiteur mist vier termijnen van €200 in de volgende maanden:

Maand	Factuur van termijn	Incassokosten
Augustus	€ 120	€ 40
September	€ 120	€ 20
Oktober	€ 120	€ 20
November	€ 120	€ 20

In totaal bedragen de incassokosten €100. Zonder de cumulatieregeling zouden deze kosten kunnen oplopen tot €160 (4 x €40).

Heeft de debiteur een termijn gemist die hoger is dan €266,67? Dan worden de incassokosten berekend op basis van een percentage van het verschuldigde bedrag, zoals voorgeschreven door de wet.

Wat zijn de voordelen van de cumulatieregeling?

De cumulatieregeling brengt voordelen voor zowel ondernemers als debiteuren:

Voordelen voor ondernemers

Meer transparantie
U blijft binnen de wettelijke kaders en voorkomt juridische geschillen.
Snellere betalingen
Debiteuren zijn eerder bereid om te betalen als de kosten overzichtelijk en redelijk zijn.

Voordelen voor debiteuren

Lagere kosten
De regeling voorkomt dat kosten buiten proportie oplopen.
Meer duidelijkheid
Debiteuren weten precies waar ze aan toe zijn.

Veelgestelde vragen over de cumulatieregeling

Hieronder staan een aantal veelgestelde vragen die belangrijk kunnen zijn voor u als ondernemer.

Geldt de cumulatieregeling voor alle betalingen?

Nee, de regeling geldt alleen voor termijnbetalingen van maximaal €266,67 binnen een periode van zes maanden. Voor hogere bedragen blijven de standaardregels voor incassokosten van toepassing. Werkt u niet met termijnen? Dan gelden de regels van de cumulatieregeling niet voor u.

Wat als een debiteur helemaal niet betaalt?

Als een debiteur structureel niet betaalt, kunt u de facturen overdragen aan uw incassopartner. Zij zullen de facturen dan voor u gaan incasseren.

Conclusie

De cumulatieregeling voor incassokosten is een belangrijke verandering die u als ondernemer moet begrijpen. Door deze regels goed toe te passen, voorkomt u niet alleen juridische problemen, maar verbetert u ook de relatie met uw debiteuren. Transparantie en redelijkheid staan hierbij centraal.

Heeft u vragen over hoe u de cumulatieregeling in uw bedrijf kunt implementeren? Neem dan gerust contact op met een van de specialisten van incasso.nl. Wij denken graag met u mee en bieden praktische oplossingen die passen bij uw situatie.