Top 10 smoezen van klanten bij niet betaalde facturen
Vrijwel alle ondernemers komen er vroeg of laat mee in aanraking: een klant die de factuur niet betaalt. Soms is daar een legitieme reden voor, maar regelmatig probeert een klant simpelweg tijd te winnen met een creatieve smoes. Daarom zetten we hier de 10 meest gehoorde smoezen op een rij én hoe je ermee omgaat.
1. "We hebben de factuur nooit ontvangen!"
Als iemand een factuur niet heeft ontvangen, kan hij of zij ook niet betalen. Gelukkig worden er tegenwoordig bijna geen facturen meer via de reguliere post verstuurd. Want daar konden ze immers nog wel eens kwijtraken. Met digitaal factureren of leesbevestigingen is het sowieso een stuk lastiger om te claimen dat een factuur niet ontvangen is.
Tip! Gebruik e-mails met tracking of een online systeem, zodat u kunt aantonen dat een factuur is afgeleverd. En check of uw facturen wel eens in de SPAM map belanden. Er zijn vaak concrete oplossingen om dit te voorkomen.
2. "We zijn de factuur kwijt..."
Op het moment dat de factuur wel ontvangen is, zou hij natuurlijk ook nog kwijt kunnen raken. Gelukkig worden de meeste facturen tegenwoordig direct digitaal of zelfs in de boekhouding opgeslagen. Kwijt raken is dan bijna niet meer mogelijk.
Tip! Stuur tijdig een betalingsherinnering met een nieuwe betalingstermijn. Zo blijft u controle houden over de voortgang.
3. "Degene die de betalingen regelt is er niet..."
Voorheen lag het betaalproces vaak bij één persoon (de boekhouder), maar met de huidige bankapps en digitale autorisaties is dat geen geldig excuus meer. Iedereen is overal bereikbaar.
Tip! Antwoord vriendelijk maar duidelijk: “Wilt u ervoor zorgen dat u het intern doorspeelt, zodat we het alsnog vandaag kunnen afronden?”
4. "We hebben al betaald!"
De meest gebruikte smoes van allemaal. Vaak gevolgd door vage beloftes over een overboeking 'gisteren' of 'eergisteren'. Als een klant aangeeft al betaald te hebben, zorgt dit direct voor een vervelend gevoel. U heeft immers een klant 'onterecht' beschuldigd van wanbetaling.
Tip: Vraag altijd om een betaalbewijs of screenshot van de transactie. Zo kunt u snel ophelderen of de betaling daadwerkelijk gedaan is en actie ondernemen als dit niet het geval is.
5. "De factuur klopt niet"
Als de klant aangeeft dat er fouten zijn gemaakt op de factuur, is het zaak om dit zo snel mogelijk recht te zetten. Als er echt iets niet klopt tenminste, want vaak is dit ook een smoes om tijd te winnen. Bovendien had de klant ook zelf naar u toe kunnen komen op het moment dat de factuur verstuurd werd.
Tip! Als er echt iets niet klopt aan de factuur is het belangrijk dat u dit serieus neemt en de fouten netjes en professioneel rechtzet. Vervolgens kan de klant de factuur netjes voldoen.
6. "We wachten nog op betaling van onze klant"
Een andere veelgebruikte smoes is het gebruiken van 'doorschuifgedrag'. Omdat uw klant nog niet betaald is door iemand anders, kan uw factuur nog niet betaald worden. De klant maakt u afhankelijk van de cashflow van iemand anders.
Tip! Maak de klant op de juiste toon duidelijk dat u samen een afspraak hebt gemaakt, ongeacht de situatie met anderen. Voorkom dat problemen van anderen uw probleem worden en blijf kort op de bal zitten.
7. "Onze systemen lagen eruit" of "Er was storing"
Helaas treden bij digitale systemen soms storingen op. Het kan dus voorkomen dat een storing ervoor zorgt dat een betaling niet plaats kan vinden. Gelukkig duurt het vaak niet lang voor de systemen weer online zijn en kan het betalingsverkeer snel hervat worden. Vaak wordt deze smoes dan ook gebruikt om wat tijd te winnen.
Tip! Vraag wanneer de storing weer is opgelost en maak direct een concrete afspraak over de betaling en vervolgcontact.
8. "We hebben een nieuw boekhoudsysteem"
Deze smoes wordt vaak gebruikt in het eerste kwartaal van een jaar. Dit is namelijk de periode dat bedrijven kunnen overstappen naar een nieuw boekhoudsysteem. Toch mag zo'n switch er niet voor zorgen dat facturen te laat betaald worden.
Tip! Toon begrip, maar geef wel aan dat de betaling hier niet onder mag leiden. Eventueel zou betaling via een ander systeem een mogelijkheid kunnen zijn.
9. "We hebben intern overleg over de factuur"
Dit antwoord suggereert dat er op- of aanmerkingen op de factuur zijn. Vaak zijn deze vaag of zonder details, en gebruikt om tijd te rekken.
Tip! Vraag met wie overlegd moet worden en wat de eventuele onduidelijkheden zijn. Bied aan om verduidelijking te geven.
10. "We dachten dat we pas later hoefden te betalen"
Sommige klanten proberen de betalingstermijn te rekken door te stellen dat de voorwaarden niet duidelijk waren.
Tip! Vermeld de betalingstermijn duidelijk op uw factuur. Vertel in de algemene voorwaarden ook duidelijk wat er gebeurt als een klant niet betaalt. Zo geeft u duidelijkheid en voorkomt u mogelijke verrassingen.
Conclusie
De kans is groot dat u een of meerdere van bovenstaande smoezen wel eens gehoord hebt van uw klanten. Het is als ondernemer van levensbelang om proactief bezig te zijn met debiteurenbeheer en niet te nonchalant om te gaan met niet betaalde facturen.
Blijf altijd professioneel en helder communiceren, ook als u vermoedt dat een klant smoesjes gebruikt. Soms zijn er legitieme redenen voor een betaalvertraging. Maar wees alert: hoe langer u wacht met actie, hoe kleiner de kans op betaling.
Als een klant u echt aan het lijntje houdt, is het belangrijk dat u tijdig actie onderneemt. Bijvoorbeeld door een incassopartner in te schakelen die voor u de factuur gaat incasseren. Zo weten wij bij incasso.nl precies hoe we op de smoezen van uw klanten moeten reageren. Maak direct een account aan en dien uw niet betaalde facturen in. Dan incasseren wij het geld waar u recht op hebt.