Top 10 smoezen van klanten bij niet betaalde facturen - Deel 1
Vrijwel alle ondernemers komen er vroeg of laat mee in aanraking: een klant die de factuur niet betaalt. Natuurlijk kunnen hier verschillende hele goede redenen voor zijn. Maar vaak probeert een klant ook tijd te winnen met een smoes. Daarom zetten we hier de traditionele smoezen van klanten die een factuur niet betalen op een rijtje.
1. We hebben de factuur nooit ontvangen!
Als iemand een factuur niet heeft ontvangen, kan hij of zij ook niet betalen. Gelukkig worden er tegenwoordig bijna geen facturen meer via de reguliere post verstuurd. Want daar konden ze immers nog wel eens kwijtraken. Dankzij digitale facturen via e-mail of e-facturatie, komen facturen direct op de goede plek terecht. Dankzij (digitale) leesbevestigingen is het sowieso een stuk lastiger om te claimen dat een factuur niet ontvangen is.
En als iemand de facuur écht niet heeft ontvangen, dan is het natuurlijk een kleine moeite om de factuur opnieuw te versturen. Dan kan de betaling ook direct plaatsvinden.
2. We zijn de factuur kwijt...
Op het moment dat de factuur wel ontvangen is, zou hij natuurlijk ook nog kwijt kunnen raken. Gelukkig worden de meeste facturen tegenwoordig direct digitaal of zelfs in de boekhouding opgeslagen. Kwijt raken is dan bijna niet meer mogelijk.
Mocht het tóch gebeuren dan is de oplossing hetzelfde als hiervoor. De factuur opnieuw opsturen, zodat de betaling direct in orde kan worden gemaakt.
3. Degene die altijd betaalt is er niet
Voorheen ging het hier vaak om een boekhouder die de betalingen voor een bedrijf verwerkte. Met alle handige bankapps van tegenwoordig betaalt vrijwel iedereen zelf de facturen. De smoes dat de persoon die de betalingen doet niet aanwezig is, kan daardoor minder worden ingezet. Bovendien is iedereeen tegenwoordig overal bereikbaar, waardoor zelfs op externe locaties betalingen kunnen worden gedaan.
Laat u dus niet te makkelijk met dit argument afgepoeierd worden. Als iemand afwezig is had het bedrijf zelf voor een alternatief of vervanger moeten zorgen. Laat het probleem van de klant niet uw probleem worden.
4. We hebben al betaald!
Van alle smoezen die klanten gebruiken is dit misschien wel degene die het meest gebruikt wordt. Als iemand aangeeft al betaald te hebben voelt de opdrachtgever zich namelijk direct bezwaard. U hebt namelijk iemand aan een betaling herinnerd die gewoon netjes betaald zou hebben. Toch blijkt uit de praktijk vaak dat dit vooral een smoes is om tijd te winnen.
Het is belangrijk dat u direct checkt of er daadwerkelijk betaald is. Vraag de klant om een betaalbewijs. Zoals een screenshot van de afschrijving op de bankrekening of informatie over de gebruikte IBAN, de tijd, het bedrag etc. De kans is groot dat er 'iets mis gegaan is' bij de betaling. Als dit echt zo is kan het foutje gelukkig makkelijk hersteld worden door de juiste gegevens te gebruiken.
5. De factuur klopt niet
Als de klant aangeeft dat er fouten zijn gemaakt op de factuur, is het zaak om dit zo snel mogelijk recht te zetten. Als er echt iets niet klopt tenminste, want vaak is dit ook een smoes om tijd te winnen. Bovendien had de klant ook zelf naar u toe kunnen komen op het moment dat de factuur verstuurd werd.
Als er echt iets niet klopt aan de factuur is het belangrijk dat u de fouten netjes en professioneel recht zet. Vervolgens kan de klant de factuur netjes voldoen.
Conclusie
De kans is groot dat u een of meerdere van bovenstaande smoezen wel eens gehoord hebt van uw klanten. Het is als ondernemer van levensbelang om proactief bezig te zijn met debiteurenbeheer en niet te nonchalant om te gaan met niet betaalde facturen. Blijf professoineel en duidelijk communiceren met klanten en trek niet te snel conclusies. Bovenstaande smoezen kunnen namelijk ook écht plaatsvinden, en dan is het gevaarlijk om te agressief of ongeduldig in contact te treden met de klant.
Als een klant u echt aan het lijntje houdt, is het belangrijk dat u tijdig actie onderneemt. Bijvoorbeeld door een incassopartner in te schakelen die voor u de factuur gaat incasseren. Zo weten wij bij incasso.nl precies hoe we op de smoezen van uw klanten moeten reageren. Maak direct een account aan en dien uw niet betaalde facturen in. Dan incasseren wij het geld waar u recht op hebt.