7 Jaarafsluiting tips voor ondernemers: Start 2026 met een schone lei (en een volle rekening)
December is voor veel MKB-ondernemers een maand met twee gezichten. Aan de ene kant zijn er de feestdagen en het vooruitkijken naar het nieuwe jaar. Aan de andere kant voelt u de tijdsdruk: projecten afronden, de administratie op orde krijgen en (misschien wel) zorgen over de cashflow.
Want laten we eerlijk zijn: u wilt het jaar niet afsluiten met een grote lijst onbetaalde facturen.
Als ondernemer weet u dat liquiditeit de zuurstof van uw bedrijf is. Toch blijft debiteurenbeheer vaak liggen door de dagelijkse hectiek. Zonde, want juist in deze periode valt er veel winst te behalen. Daarom hebben wij 7 praktische jaarafsluiting tips die zorgen voor rust in uw hoofd en geld op de bank.
1. Ouderdomsanalyse: Weet waar uw geld zit
Meten is weten. Voordat u actie kunt ondernemen, moet u weten hoe u er écht voor staat. Veel ondernemers kijken alleen naar het totaalbedrag aan openstaande posten, maar de leeftijd van de factuur is vele malen belangrijker.
Draai vandaag nog een ouderdomsanalyse uit uw boekhoudpakket.
- 0-30 dagen: Normaal betalingsgedrag.
- 30-60 dagen: Code oranje. Hier is actie vereist.
- 60+ dagen: Code rood. De kans op betaling neemt statistisch gezien elke dag af.
incasso.nl Tip: Schrik niet van de cijfers, maar gebruik ze als startpunt. Alles ouder dan 45 dagen verdient deze week nog uw volledige aandacht.
2. De vriendelijke eindejaars check
Mailen is makkelijk, maar bellen is effectiever. Zeker in december. Gebruik de naderende feestdagen als een natuurlijk haakje voor een goed gesprek. U hoeft niet direct streng te zijn. Een servicegerichte houding werkt vaak beter.
Bel uw klant op om te vragen hoe het gaat en vraag hoe jullie terugkijken op de samenwerking van het afgelopen jaar. Laat vervolgens vallen dat jullie bezig zijn met het afsluiten van de administratie en dat er nog een factuur openstaat. Vraag vervolgens wanneer de betaling verwacht mag worden.
Merkt u weerstand of hoort u smoesjes? Dan weet u genoeg. Stop dan met kostbare tijd investeren en ga door naar tip 6.
3. Btw terugvragen over oninbare vorderingen
Heeft u klanten die failliet zijn gegaan of waarvan zeker is dat ze uw factuur niet meer gaan betalen? Dat is niet alleen pijnlijk voor uw omzet, maar kan er ook voor zorgen dat u onterecht te veel belasting heeft betaald. De kans is namelijk groot dat u de btw over een niet-betaalde verkoopfactuur al eerder netjes hebt afgedragen bij de btw-aangifte.
Als een vordering definitief oninbaar is, heeft u recht op teruggave van de btw die u eerder heeft afgedragen. Neem dit mee in uw laatste btw-aangifte van het jaar. Dit is een van die jaarafsluiting tips die direct cash kan opleveren.
4. Maak afspraken over de 'dertiende maand'
December is voor iedereen een dure maand, ook voor uw klanten. Soms is de wil om te betalen er wel, maar het geld even niet.
Wees sympathiek en begripvol. Is een klant niet in staat de volledige €5.000 nu te betalen? Stel voor dat ze €2.500 voor 31 december overmaken, en het restant in januari.
- Voordeel: U heeft cashflow binnen voor de balansdatum.
- Voordeel: U houdt de relatie goed, maar laat wel zien dat u er bovenop zit.
5. Professionaliseer uw voorwaarden voor 2026
Gebruik de jaarafsluiting om kritisch naar uw eigen proces te kijken. Waarom betalen klanten te laat? Waren uw betalingstermijnen onduidelijk? Stonden uw incassokosten niet goed vermeld in de Algemene Voorwaarden?
Zorg dat u in januari start met aangescherpte voorwaarden. Dit voorkomt dat u eind 2026 weer tegen hetzelfde probleem aanloopt.
6. Stel een harde deadline: Tijd voor overdracht
Als ondernemer moet u waken voor uw eigen efficiëntie. U bent geen bank die leningen aan klanten verstrekt en u bent geen incassobureau. Heeft u een herinnering gestuurd en gebeld, maar staat het geld nog niet op uw rekening?
Trek een streep en stel voor uzelf de datum vast (bijvoorbeeld 20 december). Is er dan niet betaald? Draag de vordering dan over aan een incassobureau.
Bij Incasso.nl begrijpen we dat u de klantrelatie wilt behouden, maar dat u ook recht heeft op uw geld. Door dit uit handen te geven, straalt u professionaliteit uit. Vaak betalen debiteuren na contact door een extern bureau alsnog direct.
Let op! Heeft u facturen die op dit moment al langer openstaan? Draag deze dan direct over. De kans is dan groter dat de factuur alsnog in het kalenderjaar 2025 wordt betaald.
7. Fiscale voorziening dubieuze debiteuren
Voor de grotere vorderingen die nog niet definitief oninbaar zijn, maar wel zeer twijfelachtig, kunt u in overleg met uw accountant in sommige gevallen een voorziening treffen op de balans.
Dit verlaagt uw fiscale winst over dit boekjaar, waardoor u minder inkomsten- of vennootschapsbelasting betaalt. Het lost het betalingsprobleem niet op, maar verzacht wel de fiscale pijn.
Conclusie: Kies voor rust en rendement
U bent ondernemer geworden vanwege uw passie, niet om achter wanbetalers aan te rennen. Een goede jaarafsluiting betekent niet dat u alles zelf moet oplossen, maar dat u zorgt dat het opgelost wordt.
Wilt u 2026 starten zonder openstaande posten en zonder zorgen? Wacht niet tot 31 december. Lever uw openstaande facturen vandaag nog in bij incasso.nl, of plan een vrijblijvend adviesgesprek over het structureel uitbesteden van uw debiteurenbeheer.