Incassokosten berekenen: de regels, tarieven en wie betaalt wat

Wanneer een klant uw factuur niet op tijd betaalt, brengt dat extra werk en frustratie met zich mee. Gelukkig staat u als ondernemer niet met lege handen. Om de kosten voor het herinneren en aanmanen te dekken, mag u wettelijke incassokosten in rekening brengen. Maar wat zijn incassokosten nu precies? En hoe hoog mogen deze zijn in 2026? Op deze pagina leggen wij alle regels uit over buitengerechtelijke incassokosten, zo weet u precies waar u recht op hebt.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn buitengerechtelijke kosten die een schuldeiser in rekening mag brengen bij een debiteur die niet op tijd betaalt. Het bedrag dat mag worden doorberekend wordt geregeld door het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Het gaat hierbij specifiek om alle kosten die u maakt om een openstaande vordering zonder tussenkomst van een rechter geïnd te krijgen. Denk hierbij aan het opstellen en versturen van herinneringen, het bellen van uw klant of het inzetten van een incassopartner.

Wettelijk gezien vallen incassokosten onder Artikel 6:96 lid 2 sub c van het Burgerlijk Wetboek. Technisch gezien zegt de wet hier dat bedrijven recht hebben op een vergoeding om eventuele vermogensschade door een wanbetaler te compenseren.

Het grote voordeel voor u als MKB'er of ZZP'er is dat de wet zegt dat de wanbetaler deze kosten moet betalen. Op die manier blijft uw eigen marge als ondernemer beschermd. 

Wat is de wettelijke BIK-staffel in 2026?

De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten wordt door de overheid geregeld via de zogenoemde BIK-staffel. Dit is een zogenaamde dwingendrechtelijke staffel. U mag nooit méér incassokosten doorberekenen dan de staffel voorschrijft.

De staffel is opgebouwd uit degressieve percentages. Dat betekent dat hoe hoger de hoofdsom van de factuur is, hoe lager het percentage over dat specifieke deel wordt.

De officiële staffel (2026):

Rekenvoorbeelden met concrete bedragen

Om de werking van de staffel te verduidelijken, geven we drie concrete rekenvoorbeelden:

• Voorbeeld 1: Een openstaande factuur van €150
  Volgens de staffel geldt een kostenpercentage van 15% (0,15 x 150=22,50). Omdat dit onder het wettelijke minimum van €40 ligt, bedragen de totale wettelijke incassokosten €40.
  
  
• Voorbeeld 2: Een openstaande factuur van €350
  Volgens de staffel geldt een kostenpercentage van 15% (0,15 x 350=52,50). Omdat dit boven het wettelijke minimum van €40 ligt, bedragen de totale wettelijke incassokosten €52,50.
  
  
• Voorbeeld 3: Een openstaande factuur van €4.000
  De berekening wordt nu opgeknipt in twee schijven:
  - Schijf 1: 15% over de eerste €2.500 is €375 (0,15 x 2.500).
  - Schijf 2: 10% over de resterende €1.500 is €150 (0,10 x 1.500).
  - Totaal aan wettelijke incassokosten is €525 (€375+€150).
  
  
• Voorbeeld 4: Een openstaande factuur van €12.000
  De berekening wordt opgeknipt in vier schijven:
  - Schijf 1: 15% over de eerste €2.500 is €375 (0,15 x 2.500).
  - Schijf 2: 10% over de tweede €2.500 is €250 (0,10 x 2.500).
  - Schijf 3: 5% over de volgende €5.000 is €250 (0,05 x 5.000).
  - Schijf 4: 1% over de resterende €2.000 is €20 (0,01 x 2000).
  - Totaal aan wettelijke incassokosten is €895 (€375+€250+€250+€20).

Bereken direct uw incassokosten

Eenvoudig en snel uw wettelijke incassokosten berekenen? Gebruik onze interactieve rekentool hieronder.

Wie betaalt de incassokosten?

In de basis is de wetgeving hier heel duidelijk over: de debiteur (uw klant) betaalt de incassokosten. Het uitgangspunt van de wet is immers dat de schuldeiser schadeloos gesteld moet worden voor het feit dat er niet op tijd is betaald. Echter, om deze kosten ook daadwerkelijk met succes te kunnen verhalen, moet u wel aan een aantal strikte voorwaarden voldoen. Hierin maakt de wet een duidelijk onderscheid tussen consumenten (B2C) en zakelijke klanten (B2B).

Wat is het verschil tussen WIK en BIK?

Veel ondernemers raken in de war door de termen WIK en BIK. Hoewel ze onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, hebben ze een heel andere functie in het incassoproces.

• De WIK (Wet Incassokosten): Dit is de formele wet, officieel Wet normering buitengerechtelijke incassokosten genaamd. Deze wet bepaalt wanneer en onder welke voorwaarden u überhaupt incassokosten in rekening mag brengen bij een consument. De WIK verplicht u bijvoorbeeld tot het sturen van een 14-dagenbrief (WIK-brief) voordat er kosten ontstaan.
  
  
• De BIK (Besluit Incassokosten): Dit is de feitelijke uitvoering van de wet en heet officeel Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De BIK bevat de rekenregels, de percentages en de staffels.

Kortom, de WIK bepaalt of je kosten mag rekenen en de BIK bepaalt hoeveel je mag rekenen.

Spelregels bij consumenten (B2C)

Als uw klant een particuliere consument is, wordt deze wettelijk beschermd door de WIK. U mag de incassokosten pas opeisen als u aan de volgende eisen voldoet:

1. De factuur is opeisbaar. De betalingstermijn van de factuur is verstreken.
2. U heeft een WIK-brief verzonden. U moet de klant een kostenloze aanmaning sturen waarin u de klant nog een laatste kans geeft om te betalen zonder extra kosten. Ook moet u aangeven wat er gebeurt als een klant toch niet betaalt.
3. De wettelijke 14-dagentermijn is nageleefd. De consument krijgt in de WIK-brief de kans om binnen 14 dagen te betalen zonder extra kosten. Deze termijn gaat in ná bezorging van de brief.
4. Exacte kostenvermelding. In de WIK-brief moet exact het juiste bedrag aan incassokosten staan genoemd. Als u een te hoog bedrag noemt of er onterecht al btw bij rekent, dan is de brief ongeldig en vervalt uw recht op incassokosten volledig.

Spelregels bij zakelijke klanten (B2B)

Voor zakelijke klanten geldt de consumentenbescherming door de WIK niet. Bij transacties tussen bedrijven treedt het betaalverzuim automatisch in werking zodra de uiterste betaaldatum van de factuur is verstreken (Artikel 6:96 lid 4 BW).

Er is geen WIK-brief of andere waarschuwing nodig om aanspraak te kunnen maken op incassokosten. U mag de incassokosten in theorie direct na het vervallen van de factuur doorrekenen. De vraag is wel of dit handig is. Een klant kan uw factuur immers ook simpelweg vergeten zijn. Het sturen van een herinnering vóórdat u incassokosten toevoegt is misschien wat tactischer.

Let op! Het is aan te raden om in uw Algemene Voorwaarden (AV) een specifieke clausule over incasso op te nemen. Hierin legt u vast hoe u omgaat met niet betalende (zakelijke) klanten en welke percentages incassokosten worden gebruikt.

Wat is wettelijke rente en hoe verschilt het met incassokosten?

Naast wettelijke incassokosten hebben bedrijven bij een betalingsachterstand van klanten ook recht op een vergoeding voor het missen van het geld: wettelijke rente. Veel ondernemers halen deze twee begrippen door elkaar. Toch zijn het twee losstaande posten die allebei mogen worden doorberekend aan een klant.

• Incassokosten: Een eenmalige vergoeding voor de extra inspanningen om een niet betaalde factuur (te laten) innen.
• Wettelijke rente: Een doorlopende rentevergoeding die per dag wordt berekend over het openstaande factuurbedrag. Dit geldt voor de dag dat de factuur vervallen is, tot de hele factuur is betaald.

Wilt u de meest actuele percentages zien en direct zelf de rente berekenen voor een van uw facturen? Bekijk dan onze pagina over wettelijke rente, inclusief handige calculator.

BTW op incassokosten en niet-betaalde facturen

Als ondernemer moet u bij een niet-betaalde factuur de btw over die factuur gewoon netjes afdragen aan de Belastingdienst. Dit kan een extra deuk in uw financiële situatie geven. Als een factuur definitief oninbaar blijkt te zijn, dan kunt u het afgedragen bedrag gelukkig wel terugkrijgen. 

Hoe dit allemaal werkt leest u op onze pagina over btw op niet-betaalde facturen.

Veelgestelde vragen over incassokosten

Bekijk hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen over het betalen van incassokosten.

Wat gebeurt er als ik te hoge kosten bereken aan een consument?

Als u een herinnering, aanmaning of WIK-brief met een te hoog bedrag aan incassokosten, dan is de kans groot dat de gehele brief juridisch ongeldig is. U moet dan opnieuw een herinnering sturen met de juiste bedragen. Bovendien gaat de termijn van 14 dagen dan weer opnieuw in. 

Bij zakelijke klanten gelden deze restricties niet, tenzij er sprake is van onredelijke bedragen.

Zijn administratiekosten die bedrijven zelf rekenen hetzelfde als incassokosten?

Nee. Bedrijven rekenen soms administratiekosten (bijvoorbeeld €5 of €15) voor het versturen van een herinnering of aanmaning. Zodra een dossier wordt overgedragen aan een incassobureau, komen deze administratiekosten te vervallen en worden ze vervangen door de wettelijke incassokosten. Deze kosten mogen dus niet zomaar gestapeld worden. Het is wel belangrijk dat een bedrijf mogelijke administratiekosten vooraf duidelijk communiceert in de algemene voorwaarden.

Mag ik afwijken van de wettelijke BIK-staffel?

Bij een particuliere klant (B2C) mag u absoluut niet afwijken in het nadeel van uw klant. De BIK-staffel is namelijk dwingend recht. Dat betekent dat u geen incassokosten mag doorrekeken die hoger zijn dan het bedrag volgens de staffel.

Bij zakelijke klanten mag u wel van de staffel afwijken. Mits u dit vooraf duidelijk in uw algemene voorwaarden aan de klant hebt gecommuniceerd.

Mag een incassobureau kosten rekenen voor een betalingsregeling?

Volgens de Wki (Wet Kwaliteit Incassodienstverlening) is het niet toegestaan om extra termijnkosten of administratieve bedragen aan de klant door te berekenen voor het verwerken van een betalingsregeling. De kosten voor het beheren en verwerken van een betaalafspraak moeten gedekt worden uit de wettelijke incassokosten.

Wat is het minimale bedrag dat ik aan incassokosten mag rekenen?

Het wettelijke minimumbedrag aan buitengerechtelijke incassokosten is vastgesteld op €40. Dit bedrag mag u altijd rekenen, ongeacht hoe klein de openstaande factuur is (bijvoorbeeld ook bij een factuur van € 15). Natuurlijk moet u wel altijd aan de spelregels van incassokosten voldoen.

Moet een klant incassokosten betalen als er direct aan de schuldeiser wordt betaald?

Als een klant alleen het factuurbedrag betaalt, nadat de WIK-termijn is verstreken of nadat het incassobureau een eerste bericht heeft gestuurd, dan blijft de klant verplicht om de wettelijke incassokosten te betalen. Het incassobureau zal het traject dan voortzetten om puur deze kosten te innen.