Wat gebeurt er bij de btw aangifte met niet betaalde facturen?

Voor veel ondernemers is de btw aangifte bij de Belastingdienst vaste prik. Ieder kwartaal doen zij netjes btw aangifte, of aangifte Omzetbelasting, zoals de aangifte officieel heet. Maar hoe gaat u bij de btw aangifte om met niet betaalde facturen? Deze debiteuren kunnen in extreme gevallen zelfs voor serieuze problemen zorgen bij de btw aangifte.

Factuurdatum is heilig

Bij de btw aangifte wordt het verschil tussen de ontvangen btw op verkoopfacturen en de betaalde btw op inkomende facturen berekend. Maar wanneer telt een factuur mee bij de btw aangifte? Op het moment dat hij verstuurd is, of op het moment dat de betaling heeft plaatsgevonden? 

Bij de btw aangifte zijn er twee smaken: het kasstelsel en het factuurstelsel. Bij het kasstelsel wordt de omzet opgegeven op het moment dat het geld binnen is. Bij het factuurstelsel wordt niet gekeken naar de betaalstatus en is de factuurdatum heilig.

In Nederland moeten de meeste bedrijven het factuurstelsel gebruiken. Dat betekent dat bij de btw aangifte helemaal niet gekeken wordt naar de betaalstatus van een factuur. Facturen die wel verstuurd, maar niet betaald zijn, moet u dus gewoon opgeven.

Btw bedrag voorschieten

Omdat de btw aangifte niet kijkt naar de betaalstatus, moet u het btw bedrag van niet betaalde facturen dus gewoon afdragen bij de Belastingdienst. Aangezien u het geld zelf nog niet ontvangen heeft van uw klant, bent u de btw dus als het ware aan het 'voorschieten'. Als dit bij teveel facturen gebeurt, of als het factuurbedrag heel hoog is, kan dit gevaarlijk zijn voor uw bedrijf.

Wat als mijn klant helemaal niet betaalt?

Als vaststaat dat de factuur helemaal niet meer betaald gaat worden, mag u de eerder betaalde btw terugvragen. De factuur valt dan namelijk onder de oninbare vorderingen en uw klant is een zogenaamde dubieuze debtieur. 

Een belangrijke datum hierbij is de '1 jaarstermijn'. Als een factuur na een jaar nog niet betaald is, kunt u deze in de btw aangifte van dat moment verwerken. U haalt  de omzet van de niet betaalde factuur dan af van de reguliere omzet in rubriek 1a of 1b. U draagt dan als het ware in dat specifieke tijdvak iets minder btw af om de eerder betaalde btw te compenseren.

Voorbeeldsituaties: Hoe verwerkt u niet betaalde facturen in uw btw-aangifte?

Om duidelijk te maken hoe de btw aangifte werkt bij onbetaalde facturen, worden hieronder twee veelvoorkomende situaties geschetst.

Scenario 1: Uw klant betaalt pas na meerdere btw-aangiftes

U heeft een bedrijf en verstuurt in het eerste kwartaal (Q1) een factuur van €1.210, bestaande uit:

• €1.000 voor uw dienst
• €210 btw (21%)

Volgens het factuurstelsel moet u in uw btw-aangifte over kwartaal 1 de €210 btw afdragen aan de Belastingdienst, zelfs als de klant nog niet betaald heeft. De klant betaalt uiteindelijk pas in september. Dit betekent:

• In Q1 draagt u de btw af.
• In Q3 ontvangt u het geld, maar hier hoeft u niets meer voor te doen in de btw-aangifte, omdat de btw al is verwerkt in Q1.

Let op: Deze situatie kan uw liquiditeit beïnvloeden. U betaalt de btw vooruit en krijgt deze pas terug via de uiteindelijke betaling van de klant. Als de btw bedragen hoog zijn, of als u veel niet-betaalde facturen heeft, kan dit grote gevolgen hebben voor uw liquiditeit. 

Scenario 2: Uw klant betaalt helemaal niet (btw-teruggave aanvragen)

U heeft een factuur van €5.000 exclusief btw (€6.050 inclusief btw) verstuurd, maar de klant betaalt niet en gaat failliet. Volgens de wet mag u na 1 jaar de eerder betaalde btw terugvragen.

Wat moet u doen?

1. Controleer of de factuur 1 jaar na de uiterste betaaldatum nog steeds onbetaald is. Dit is de officiële voorwaarde voor btw-teruggave.
2. Verwerk de btw-correctie in uw volgende btw-aangifte. Dit doet u door de oorspronkelijke omzet in rubriek 1a (leveringen binnen Nederland, 21% btw) of 1b (9% btw) te verlagen met het factuurbedrag.
   Hierdoor betaalt u in dat tijdvak minder btw en compenseert u de eerder afgedragen btw.
3. Werk uw boekhouding bij zodat uw administratie correct blijft.

Houd dus goed in de gaten welke facturen al meer dan een jaar niet betaald zijn, en wellicht niet meer geïnd kunnen worden.

Scenario 3: De klant betaalt alsnog na btw teruggaaf

Heeft u de niet betaalfde factuur in mindering op uw btw aangifte, maar betaalt uw klant later alsnog? Dan moet u de btw over deze factuur weer opnieuw afdragen. Dat kunt u doen in het tijdvak waarin u de betaling heeft ontvangen. U telt dan de omzet van de factuur gewoon weer bij de reguliere omzet van de periode in rubriek 1a of 1b. 

Zorg ervoor dat u niet te vroeg btw terugvraagt, maar ook niet te laat. Dit voorkomt fouten in uw btw-administratie.

Hoe voorkom ik problemen met debiteuren bij de btw aangifte?

Het antwoord op deze vraag is even simpel als helder: de hoeveelheid niet-betaalde facturen zo klein mogelijk houden. Dit kunt u allereerst doen met effectief debiteurenbeheer. Stuur uw klanten een herinnering als de betaaltermijn verstreken is. Vaak is uw klant de factuur vergeten en wordt deze na uw herinnering alsnog betaald. In sommige gevallen is er iets anders aan de hand en is een betaling iets lastiger af te dwingen.

In deze gevallen is het vaak een goed idee om een incassopartner in te schakelen. Zij zijn gespecialiseerd in het incasseren van facturen en kunnen de druk op uw klant iets verder opvoeren. Met incasso.nl wordt 90% van de facturen alsnog opgelost. Bovendien kost incasso.nl u als opdrachtgever helemaal niets!

Het is belangrijk niet te lang te wachten met het nemen van maatregelen. Ieder kwartaal moet u immers het btw bedrag van niet betaalde facturen afdragen aan de Belastingdienst. Zorg er dus voor dat u ruim voor het verstrijken van de btw deadline actie onderneemt en maak vandaag nog een account aan bij incaso.nl!