Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze (twijfelachtige) debiteuren zijn klanten waarvan het onzeker is of zij de factuur of facturen ooit gaan betalen. Die onzekerheid komt bijvoorbeeld omdat de klant zelf in financiële problemen zit en de factuur misschien niet (meer) kan betalen. Omdat de kans op betaling bij deze debiteuren soms erg klein is, wordt ook wel gesproken over oninbare vorderingen of oninbare facturen.
BTW terugvragen bij dubieuze debiteuren
Als een bedrijf btw-aangfite doet, wordt het totale btw bedrag van de verkoopfacturen en alle inkoopfacturen uitgerekend. Vervolgens worden deze bedragen van elkaar afgetrokken en moet het bedrijf een bedrag betalen of terugontvangen. Bij de btw aangifte wordt niet gekeken naar de betaalstatus van een factuur. Dat betekent dat je de btw over een verkoopfactuur die nog niet betaald is gewoon aan de Belastingdienst betaalt. Als een factuur uiteindelijk oninbaar blijkt te zijn, dan mag het bedrijf de voorgeschoten btw terugvragen.
Hoe voorkom je dubieuze debiteuren?
Oninbare vorderingen kunnen een serieus probleem zijn voor bedrijven. Het bedrijf rekent immers op de inkomsten, terwijl deze helemaal niet gaan binnekomen. Toch kun je als bedrijf een aantal dingen doen om dubieuze debiteuren zoveel mogelijk te voorkomen.
1. Gezond verstand
Het lijkt een open deur, maar als ondernemer ken je de klant misschien wel het beste. Als een bedrijf twijfelt aan de betalingsmogelijkheden van een klant, is het belangrijk om goed te luisteren naar dit onderbuikgevoel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een betaling vooraf of een maximaal bedrag dat in aanmerking komt voor betaling achteraf.
2. Check de kredietwaardigheid
Als een ondernemer twijfelt aan de kredietwaardigheid van een (potentiële) klant, kun je dit ook checken. Zo is er veel financiële informatie te vinden bij de Kamer van Koophandel. Denk hierbij aan de jaarrekening met balansen etc. Daarnaast zijn er instanties die kredietwaardigheidschecks uit kunnen voeren. Wil je als bedrijf een kredietwaardigheidscheck laten uitvoeren, neem dan contact op met incasso.nl. Incasso.nl heeft diverse mogelijkheden om de kredietwaardigheid van potentiële klanten vooraf te controleren.
3. Adequaat debiteurenbeheer
Goed debiteurenbeheer is erg belangrijk voor een bedrijf. Als klanten tijdig betalen, of juist niet, heeft dit direct gevolgen voor de liquiditeit van een bedrijf. De liquiditeit laat zien of er voldoende financiële middelen aanwezig zijn om aan alle verplichtingen te voldoen. Zodra de vervaldatum van een factuur is bereikt, is het belangrijk om niet te lang te wachten. Dit kan bijvoorbeeld door een herinnering te sturen. In een betaalherinnering laat je aan de klant weten dat de factuur nog niet betaald is en vraag je of hier naar gekeken kan worden. Wees niet direct te streng in een eerste herinnering, een klant kan de factuur immers ook vergeten zijn. Als de betaling na een herinnering alsnog uitblijft, kun je nog een aanmaning sturen of zelfs een laatste sommatie. Als de klant een particulier is, ben je verplicht om een laatste sommatie (WIK brief) te sturen.
4. Tijdig een incassobureau inschakelen
Een incassobureau is gespecialiseerd in het incasseren van niet-betaalde facturen. Als een klant ook na een herinnering nog niet betaalt, is het raadzaam om het incassobureau tijdig in te schakelen. Een incassobureau als incasso.nl gaat de factuur zonder tussenkomst van een rechter incasseren bij de klant. De incassokosten die hiervoor gerekend worden, komen voor rekening van de klant. Dat betekent dat het incassotraject de ondernemer dus helemaal niets kost. Het incassobureau heeft diverse communicatiemogelijkheden om uw klant alsnog te laten betalen.&
Dubieuze debiteuren in de boekhouding
Op het moment dat een bedrijf verwacht dat een klant niet meer gaat betalen, wordt het factuurbedrag verplaatst van de post 'debiteuren' naar de post 'dubieuze debiteuren'. Als de post dubieuze debiteuren te groot wordt, is dit zeer nadelig voor het bedrijf. Normaal gesproken wordt verwacht dat het geld dat klanten nog moeten betalen keurig netjes ontvangen gaat worden. Bij de post dubieuze debiteuren is dit niet het geval. Daarom is het belangrijk dat de post dubieuze debiteuren goed in de gaten wordt gehouden.
Voorziening oninbare facturen
Bij veel bedrijven worden uiteindelijk niet alle facturen betaald. Dat betekent dat zij een deel van de omzet missen omdat de betalingen nooit binnen gaan komen. Hoe hoog het percentage oninbare facturen is, hangt onder meer af van hoe het bedrijf omgaat met debiteurenbeheer en incasso.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om een voorziening te treffen voor dubieuze debiteuren. Dat betekent dat zij een soort spaarpotje maken in de boekhouding om de gemiste inkomsten van oninbare facturen te compenseren. Dit compenseren kan op een aantal verschillende manieren. Zo kun je jaarlijks een vast percentage aan oninbare vorderingen doorberekenen. Een tweede manier is om iedere oninbare factuur los af te boeken.