Aanmaning voorbeeld

Vrijwel iedere ondernemer wordt vroeg of laat geconfronteerd met niet betaalde facturen. In sommige gevallen moet een aanmaning verstuurd worden om de klant (de debiteur) alsnog te laten betalen.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een herinnering aan een niet betaalde factuur. Uw klant (de debiteur) wordt aangespoord om een openstaande factuur alsnog te betalen. In plaats van een aanmaning wordt ook wel gesproken van herinnering of sommatie. In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt en betekenen ze eigenlijk hetzelfde. U kunt een aanmaning op verschillende manieren versturen. Bijvoorbeeld via een brief, e-mail, telefonisch, sms of chatbericht. 

Wanneer aanmaning versturen?

Er zijn geen specifieke wetten of regels die voorschrijven wanneer een aanmaning verstuurd moet worden. Wij bevelen wel aan om hier niet te lang mee te wachten. Is de vervaldatum van een factuur bereikt? Stuur dan na 3-5 dagen een aanmaning. Hiermee houdt u rekening met de mogelijke verwerkingstijd van banken en blijft u wel kort op de bal.

Is een aanmaning verplicht?

Of u verplicht bent een aanmaning te versturen hangt af van het type klant. Bij particulieren mag bijvoorbeeld geen incassoprocedure worden gestart, voordat u een WIK-brief heeft gestuurd. Dit is een wettelijk verplichte aanmaning die particulieren nog een laatste mogelijkheid geeft om zonder extra kosten te betalen. 

Als uw klant een bedrijf is, bent u in principe niet verplicht om een aanmaning te sturen. In theorie zou u na de vervaldatum direct een incassoprocedure mogen starten. U moet hierbij wel opletten of er in uw Algemene Voorwaarden geen specifieke regels staan over debiteuren. Daarnaast is het wel aan te bevelen om een debiteur aan een niet betaalde factuur te herinneren, voordat u een incassobureau inschakelt.

Welke toon gebruik ik in een aanmaning?

Het is belangrijk dat een aanmaning de juiste tone-of-voice heeft. Het feit dat een klant uw factuur niet op tijd betaald heeft hoeft niet direct te betekenen dat er een probleem is. De klant zou het simpelweg vergeten kunnen zijn. Om in zo'n situatie direct bij het eerste contact al met verregaande incassomaatregelen te komen, is misschien een beetje overdreven. Het zou de relatie met de klant zelfs kunnen beschadigen.

Als een klant na meerdere aanmaningen nog steeds niet betaald heeft, is het misschien juist een goed idee om de duimschroeven aan te draaien. Meer dwingende taal en duidelijke communicatie over eventuele vervolgstappen zijn dan beter op zijn plaats.

Bedenk dus goed op welk moment de aanmaning wordt ingezet en wat de beste benadering voor uw klant is.

Wat staat er in een aanmaning?

Een aanmaning bestaat uit verschillende onderdelen.

1. Informatie over de factuur
   U geeft aan om welke factuur het gaat. Denk hierbij aan het factuurnummer, de factuurdatum en het factuurbedrag.
2. Vervaldatum van de aanmaning
   U geeft aan dat de oorspronkelijke vervaldatum van de factuur is bereikt. Natuurlijk geeft u in de aanmaning aan op welke nieuwe datum het bedrag uiterlijk moet zijn betaald.
3. Wat u verwacht van uw debiteur
   Laat duidelijk zien wat u van uw debiteur verwacht. Bijvoorbeeld het factuurbedrag binnen x dagen of vóór een bepaalde datum overmaken naar uw rekening.
4. Aankondiging vervolgstappen
   Als de betaling van de klant uitblijft, kan het op een gegeven moment nodig zijn om vervolstappen te nemen. Denk hierbij aan het uit handen geven aan een incassobureau. Het incassobureau zal de vordering dan gaan incasseren bij uw klant. Hierbij moeten wel rente en incassokosten worden betaald. Het aankondigen van deze (extra) incassokosten kan dan een goed idee zijn. U dient hier wel zorgvuldig mee om te gaan. Zo kiezen veel bedrijven ervoor om eerst een vriendelijke herinnering te sturen en vervolgstappen pas in een latere aanmaning te noemen.

Voorbeeld aanmaning

Bent u op zoek naar een voorbeeld van een aanmaning. Dan kunt u onderstaand template gebruiken. Pas het template aan met uw eigen gegevens en u kunt de aanmaning direct versturen aan uw debiteur. 

Download voorbeeld aanmaning (.docx)

Tips bij het sturen van een aanmaning

Incasso.nl en Ultimoo incasso hebben meer dan 25 jaar ervaring met niet betalende bedrijven en particulieren. Vanuit onze ervaring hebben we een aantal handige tips als u een aanmaning wilt versturen naar uw debiteur.

1. Wacht niet te lang!

Een klant op een niet-betaalde factuur wijzen is iets dat veel ondernemers als vervelend ervaren. Daarom wachten zij hier vaak net iets te lang mee. Wij spreken uit ervaring als we zeggen dat hoe ouder de factuur, hoe lastiger het vaak is om deze alsnog betaald te krijgen. Wacht daarom niet te lang met het versturen van een aanmaning. En als ook de aanmaning geen effect heeft, wacht dan niet te lang met het inschakelen van een incassopartner.

2. Volg een duidelijk protocol

Gebruik een duidelijk protocol voor uw debiteurenbeheer. Denk hierbij aan een aantal acties die u telkens volgt als facturen niet betaald worden.

U kunt hierbij denken aan:

1. Verstuur een herinnering
2. Zoek telefonisch contact met uw debiteur
3. Verstuur een aanmaning (met meer dwingende toon)
4. Schakel het incassobureau in

Wilt u hulp bij het inrichten van een goed protocol voor uw debiteuren? Dan kunt u altijd (vrijblijvend) contact opnemen met onze incassospecialisten. Zij kijken graag met u mee en geven u advies voor het beste resultaat in uw specifieke situatie. U kunt contact met ons opnemen via de chat of via 0348-750553.

3. Gebruik geen cijfer in de aanmaning

Veel ondernemers gebruiken verschillende soorten aanmaningen. Zo beginnen ze met een vriendelijke reminder en eindigen ze met een dwingende incassobrief. Met deze benadering is niets mis, maar gebruik geen termen als 'eerste aanmaning'. Een debiteur die een 'eerste aanmaning' ontvangt zal al snel denken dat er dan ook nog wel een tweede en misschien wel derde zal volgen. De betalingsbereidheid van deze debiteur zal door de toevoeging 'eerste' flink afnemen. 

4. Bouw de toon van de aanmaningen op

Begin met een vriendelijke reminder, maar maak de toon van de aanmaningen wel dwingender. Vergeet niet dat de klant de betaalafspraak niet is nagekomen. Het is prima om meerdere aanmaningen te versturen voor u een factuur uit handen geeft aan een incassobureau. Vergeet niet om uiteindelijk ook incassokosten en rente aan te kondigen als de betaling uitblijft. 

5. Vertrouw op uw instinct

Heeft u het gevoel dat uw klant smoesjes verzint? Of dat er iets niet klopt? Luister dan naar dat onderbuikgevoel. Geef uw debiteur niet teveel ruimte en schakel tijdig uw incassopartner in. Onder het motto 'vreemde ogen dwingen' vergroot u de kans op een succesvolle incasso als u niet te lang wacht.