Aanmaning voorbeeld voor een goede betalingsherinnering

Vrijwel iedere ondernemer wordt er vroeg of laat mee geconfronteerd: een klant betaalt een factuur niet. Buiten dat het vervelend is dat een klant niet op tijd betaalt, hoeft het niet direct te betekenen dat er een probleem is. Toch is het wel belangrijk dat u uw klant tijdig herinnert aan de openstaande factuur. 

Dit kunt u doen door uw klant een aanmaning te sturen. In dit artikel vindt u meer informatie over het sturen van een aanmaning, een voorbeeld van een goede aanmaning en krijgt u bovendien nog een aantal handige tips.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een herinnering aan een niet betaalde factuur. Een klant, die ook wel debiteur wordt genoemd, wordt dan aangespoord om een openstaande factuur alsnog te betalen. In plaats van een aanmaning wordt ook wel gesproken van herinnering of sommatie. In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt en betekenen ze eigenlijk hetzelfde. U kunt een aanmaning op verschillende manieren versturen. Bijvoorbeeld via een brief, e-mail, telefonisch, sms of chatbericht.

Wat staat er in een aanmaning?

Een aanmaning bestaat uit verschillende onderdelen.

1. Informatie over de factuur
   U geeft aan om welke factuur het gaat. Denk hierbij aan het factuurnummer, de factuurdatum en het factuurbedrag.
2. Vervaldatum van de aanmaning
   U geeft aan dat de oorspronkelijke vervaldatum van de factuur is bereikt. Natuurlijk geeft u in de aanmaning aan op welke nieuwe datum het bedrag uiterlijk moet zijn betaald.
3. Wat u verwacht van uw debiteur
   Laat duidelijk zien wat u van uw debiteur verwacht. Bijvoorbeeld het factuurbedrag binnen x dagen of vóór een bepaalde datum overmaken naar uw rekening.
4. Aankondiging vervolgstappen
   Als de betaling van de klant uitblijft, kan het op een gegeven moment nodig zijn om vervolstappen te nemen. Denk hierbij aan het uit handen geven aan een incassobureau. Het incassobureau zal de vordering dan gaan incasseren bij uw klant. Hierbij moeten wel rente en incassokosten worden betaald. Het aankondigen van deze (extra) incassokosten kan dan een goed idee zijn. U dient hier wel zorgvuldig mee om te gaan. Zo kiezen veel bedrijven ervoor om eerst een vriendelijke herinnering te sturen en vervolgstappen pas in een latere aanmaning te noemen.

Voorbeeld aanmaning

Bent u op zoek naar een voorbeeld van een aanmaning. Dan kunt u onderstaand template gebruiken. Pas het template aan met uw eigen gegevens en u kunt de aanmaning direct versturen aan uw debiteur. 

Download voorbeeld aanmaning (.docx)

Tips bij het sturen van een aanmaning

Incasso.nl en Ultimoo incasso hebben meer dan 25 jaar ervaring met niet betalende bedrijven en particulieren. Vanuit onze ervaring hebben we een aantal handige tips als u een aanmaning wilt versturen naar uw debiteur.

1. Wacht niet te lang!

Een klant op een niet-betaalde factuur wijzen is iets dat veel ondernemers als vervelend ervaren. Daarom wachten zij hier vaak net iets te lang mee. Wij spreken uit ervaring als we zeggen dat hoe ouder de factuur, hoe lastiger het vaak is om deze alsnog betaald te krijgen. Wacht daarom niet te lang met het versturen van een aanmaning. En als ook de aanmaning geen effect heeft, wacht dan niet te lang met het inschakelen van een incassopartner.

2. Volg een duidelijk protocol

Gebruik een duidelijk protocol voor uw debiteurenbeheer. Denk hierbij aan een aantal acties die u telkens volgt als facturen niet betaald worden.

U kunt hierbij denken aan:

1. Verstuur een herinnering
2. Zoek telefonisch contact met uw debiteur
3. Verstuur een aanmaning (met meer dwingende toon)
4. Schakel het incassobureau in

Wilt u hulp bij het inrichten van een goed protocol voor uw debiteuren? Dan kunt u altijd (vrijblijvend) contact opnemen met onze incassospecialisten. Zij kijken graag met u mee en geven u advies voor het beste resultaat in uw specifieke situatie. U kunt contact met ons opnemen via de chat of via 0348-750553.

3. Gebruik geen cijfer in de aanmaning

Veel ondernemers gebruiken verschillende soorten aanmaningen. Zo beginnen ze met een vriendelijke reminder en eindigen ze met een dwingende incassobrief. Met deze benadering is niets mis, maar gebruik geen termen als 'eerste aanmaning'. Een debiteur die een 'eerste aanmaning' ontvangt zal al snel denken dat er dan ook nog wel een tweede en misschien wel derde zal volgen. De betalingsbereidheid van deze debiteur zal door de toevoeging 'eerste' flink afnemen.

4. Bouw de toon van de aanmaningen op

Begin met een vriendelijke reminder, maar maak de toon van de aanmaningen wel dwingender. Vergeet niet dat de klant de betaalafspraak niet is nagekomen. Het is prima om meerdere aanmaningen te versturen voor u een factuur uit handen geeft aan een incassobureau. Vergeet niet om uiteindelijk ook incassokosten en rente aan te kondigen als de betaling uitblijft.

5. Vertrouw op uw instinct

Heeft u het gevoel dat uw klant smoesjes verzint? Of dat er iets niet klopt? Luister dan naar dat onderbuikgevoel. Geef uw debiteur niet teveel ruimte en schakel tijdig uw incassopartner in. Onder het motto 'vreemde ogen dwingen' vergroot u de kans op een succesvolle incasso als u niet te lang wacht.

Veelgestelde vragen over aanmaningen

Bekijk hieronder de meest gestelde vragen over betalingsherinneringen en aanmaningen. Heeft u andere vragen of wilt u advies? Dan kunt u altijd contact opnemen met een van de medewerkers van incasso.nl.

Wanneer mag ik een aanmaning versturen?

Er zijn geen specifieke wetten of regels die voorschrijven wanneer een aanmaning verstuurd moet worden. Wij bevelen wel aan om hier niet te lang mee te wachten. Is de vervaldatum van een factuur bereikt? Stuur dan na 3-5 dagen een betalingsherinnering. Hiermee houdt u rekening met de mogelijke verwerkingstijd van banken en blijft u wel kort op de bal.

Is een aanmaning of betalingsherinnering verplicht?

Of u verplicht bent een aanmaning te versturen hangt af van het type klant. Bij particulieren mag bijvoorbeeld geen incassoprocedure worden gestart, voordat u een WIK-brief heeft gestuurd. Dit is een wettelijk verplichte aanmaning die particulieren nog een laatste mogelijkheid geeft om zonder extra kosten te betalen.

Als uw klant een bedrijf is, bent u in principe niet verplicht om een betalingsherinnering te sturen. In theorie zou u na de vervaldatum direct een incassoprocedure mogen starten. U moet hierbij wel opletten of er in uw Algemene Voorwaarden geen specifieke regels staan over debiteuren. Daarnaast is het wel aan te bevelen om een debiteur aan een niet betaalde factuur te herinneren, voordat u een incassobureau inschakelt.

Welke toon gebruik ik in een aanmaning?

Het is belangrijk dat een aanmaning de juiste tone-of-voice heeft. Het feit dat een klant uw factuur niet op tijd betaald heeft hoeft niet direct te betekenen dat er een probleem is. De klant zou het simpelweg vergeten kunnen zijn. Om in zo'n situatie direct bij het eerste contact al met verregaande incassomaatregelen te komen, is misschien een beetje overdreven. Het zou de relatie met de klant zelfs kunnen beschadigen.

Als een klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaald heeft, is het misschien juist een goed idee om de duimschroeven aan te draaien. Meer dwingende taal en duidelijke communicatie over eventuele vervolgstappen zijn dan beter op zijn plaats.

Bedenk dus goed op welk moment de aanmaning wordt ingezet en wat de beste benadering voor uw klant is.

Hoe stuur ik een aanmaning of betalingsherinnering?

Er zijn verschillende manieren waarop een aanmaning of betalingsherinnering verstuurd kan worden. Het is hierbij belangrijk om goed in te schatten wat het beste zou werken voor een specifieke klant. 

• Per e-mail. E-mail is een snelle en goedkope manier om een betalingsherinnering te sturen. De kans is groot dat de verkoopfactuur eerder ook via e-mail is verstuurd. Aangezien steeds meer mensen online zijn is de kans groot dat de e-mail de klant zal bereiken.
  
  
• Per telefoon. Een andere optie om een klant te herinneren aan een openstaande factuur is telefonisch contact. Door de klant op te bellen komt u wellicht ook wel achter de reden van de betalingsachterstand en kunt u direct een mogelijk oplossing bespreken. Omdat contact via de telefoon wat meer tijd kost kunt u dit inzetten in specifieke situaties. Zoals een langdurige achterstand of een hoog factuurbedrag.
• Via Whatsapp. Is uw klant een 'kleinere' ondernemer? Dan kan een Whatsapp bericht ook een effectief middel zijn om een betalingsachterstand aan te kaarten. Vrijwel iedereen in Nederland heeft toegang tot Whatsapp, waardoor met name kleinere ondernemers snel persoonlijk zijn te bereiken. Vanwege de anonimiteit van grotere bedrijven is deze optie bij hen waarschijnlijk minder effectief.
  
  
• Per (aangetekende) post. Er worden tegenwoordig veel minder brieven gestuurd dan voorheen. Dit geldt ook voor betalingsherinneringen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn de snelheid en kosten. Een aanmaning per post duurt langer om te maken en kost bovendien meer geld (papier, inkt, enveloppe en portikosten). Toch kan een brief per post in deze digitale wereld een grote attentiewaarde hebben. Een aanmaning per post valt extra op en kan de klant het idee geven dat het menens is.
  
  In sommige gevallen kan een aangetekende brief zelfs een goed idee zijn. Bijvoorbeeld bij geschillen of een juridische procedure. De druk wordt dan nóg verder opgevoerd bij de klant. 
  
  
• Een locatiebezoek. In sommige gevallen kunt u de klant ook persoonlijk opzoeken. U moet hiermee wel oppassen. Buiten het feit dat bij een face to face confrontatie emoties kunnen oplopen, is er schriftelijk ook niets te bewijzen. Het is aan te raden om te kunnen bewijzen dat een herinnering is verstuurd (én ontvangen).

Welke betalingstermijn gebruik ik in een aanmaning?

Als u een betalingsherinnering stuurt geeft u hierin ook aan binnen welke termijn de klant de factuur moet betalen. Hiervoor gelden twee situaties:

• Uw klant is een particulier. In dit geval mag u geen incassoprocedure starten vóórdat u een WIK-brief heeft gestuurd. De WIK-brief is een wettelijk verplichte brief die u naar particuliere klanten moet sturen. Met deze brief krijgt uw klant nog één keer de kans om binnen 14 dagen en zonder extra kosten te betalen. Als de klant niet binnen 14 dagen betaalt, mag u een incassotraject opstarten om een betaling af te dwingen.
  
  
• Uw klant is een bedrijf. Voor bedrijven geldt geen wettelijke verplichting voor betalingstermijnen in betalingsherinneringen. Omdat uw klant al eerder de kans heeft gehad om te betalen is het aan te raden om de nieuwe betaaltermijn niet te lang te maken. Denk bijvoorbeeld aan een betalingstermijn van 5-7 dagen. 

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

In principe is er inhoudelijk geen verschil tussen een betalingsherinnering of een aanmaning. De termen kunnen door elkaar worden gebruikt. Toch spelen veel ondernemers met de toon als zij een van beide inzetten. 

Zo noemen veel ondernemers de eerste communicatie een betalingsherinnering. Deze herinnering is vaak wat vriendelijker van toon en voert de druk naar de klant nog niet echt op. Vaak wordt er vanuit gegaan dat de klant de factuur vergeten is en direct zal betalen na het ontvangen van de betalingsherinnering. 

Als de betaling uitblijft wordt er een tweede herinnering gestuurd die verpakt wordt al aanmaning. Omdat veel ondernemers het woord 'aanmaning' wat formeler vinden klinken is de toon in dit schrijven al iets stricter en dwingender. De druk op de klant wordt verder opgevoerd en er worden eventuele vervolgstappen besproken.  

Mag ik administratiekosten in rekening brengen bij een herinnering?

Dat hangt af van het type klant. Als uw klant een particulier is, mag u géén kosten doorberekenen op een betalingsherinnering. Deze kosten worden namelijk gezien als incassokosten en deze mag u pas doorrekenen aan een particulier als u een WIK-brief hebt verstuurd. 

U zou wel administratiekosten mogen doorberekenen als uw klant een bedrijf is. Toch moet u hier erg mee oppassen. Als uw klant de factuur per ongeluk gemist heeft, kan het direct doorbelasten van administratiekosten voor frustratie en onvrede zorgen. Dit kan de klantrelatie beschadigen waardoor het u op de lange termijn alleen maar meer zal kosten. 

Mag ik een aanmaning sturen voor oude facturen?

Ja, natuurlijk mag u ook voor oudere facturen een betalingsherinnering sturen. Buiten het feit dat u wellicht eerder in actie had moeten komen is er nog iets waar u rekening mee moet houden. Facturen kunnen namelijk ook verjaren. Als een factuur verjaard is, kunt u geen juridische actie meer ondernemen om het geld te incasseren. Veel mensen zien dit als een teken dat de klant niet langer verplicht is om te betalen. Ontdek hoe verjaring van facturen werkt en wat u kunt doen om dit te voorkomen.