Verjaringstermijn van facturen in Nederland

Net als strafbare feiten hebben facturen in Nederland een verjaringstermijn. Voor zakelijke en particuliere klanten gelden in Nederland andere spelregels. Veel facturen aan zakelijke klanten in Nederland verjaren vijf jaar na het verstrijken van de betalingstermijn. Als u een product aan een consument verkoopt verjaart de factuur al na twee jaar (verkorte verjaringstermijn). De verjaringstermijn laat zien hoe lang u de tijd heeft om een betaling af te dwingen bij de klant. De verjaringstermijn van facturen kan uw bedrijf serieus beïnvloeden als u hier niet goed mee omgaat.

Hoe werkt de verjaringstermijn?

Als een factuur verzonden wordt op een bepaalde datum is dat de factuurdatum. Daarnaast heeft de factuur een vervaldatum. Dit is de datum waarop de factuur eigenlijk betaald zou moeten zijn. De verjaringstermijn begint met rekenen vanaf de vervaldatum, en dus niet vanaf de factuurdatum.

Stelt u zich voor dat u op 1 november 2023 een factuur stuurt naar een zakelijke klant. Voor de factuur geldt een betalingstermijn van 14 dagen. In dat geval is de factuurdatum 1 november 2023 en de vervaldatum 15 november 2023. De factuur zal 5 jaar na de vervaldatum, op 15 november 2028, verjaren.

Verschillende verjaringstermijnen

De verjaringstermijn kan per type debiteur (particulier of zakelijk) en per verkoop (dienst of product) verschillen. In de tabel hieronder staat voor iedere situatie de meest voorkomende verjaringstermijn. De uitzonderingen (deze behandelen we later) laten we even buiten beschouwing. 

Verjaringstermijn	Producten	Diensten
Particuliere klant	2 jaar	5 jaar
Zakelijke klant	5 jaar	5 jaar

Wat gebeurt er als de verjaringstermijn is verstreken?

Op het moment dat een factuur verjaart, kan de crediteur (de partij die de factuur verstuurt) geen juridische actie meer ondernemen om het geld te incasseren. De klant is dan niet langer verplicht om de factuur te betalen. Dit betekent overigens niet dat de schuld van de debiteur verdwenen is. De schuld blijft bestaan, maar de crediteur heeft geen recht meer om een betaling van de debiteur af te dwingen.

Wat kun je doen om verjaring van facturen te voorkomen?

Goed debiteurenbeheer is de oplossing om verjaring van facturen tegen te gaan. Zo start u als bedrijf eerst met het sturen van een herinnering of aanmaning. U zou de klant zelfs kunnen bellen om te wijzen op de openstaande factuur. Als de klant ondanks uw inspanningen niet betaalt, is het een goed idee om een incassobureau in te schakelen. Incasso.nl is een online incasso-oplossing om facturen te incasseren bij uw klanten. Zo maakt u eenvoudig en snel een foto van uw factuur en stuurt u deze met een paar klikken door naar het incassobureau.

Stuiten van de verjaringstermijn

Er is ook nog een trucje om het verjaren van een factuur te voorkomen. Dit trucje wordt ook wel 'stuiten' genoemd. Als de verjaring 'gestuit' wordt, gaat de verjaringstermijn namelijk opnieuw in. Het stuiten kunt u doen door de klant eraan te herinneren dat er nog een factuur openstaat. Dit kan bijvoorbeeld met een betalingsherinnering of een aanmaning. Om te bewijzen dat de klant de herinnering of aanmaning tijdig heeft ontvangen, kan het een goed idee zijn om deze aangetekend te versturen. 

Als een klant een (deel)betaling doet of om een betalingsregeling vraagt, gaat de verjaringstermijn ook opnieuw in. Door de (re)actie van de debiteur wordt het bestaan van de factuur bevestigd en wordt er ook opnieuw gerekend.

Uitzonderingen op de verjaringstermijn

Er is een aantal situaties waarin er andere verjaringstermijnen gelden. Bijvoorbeeld voor vervoersovereenkomsten, welke na 1 jaar verjaren. Ook voor bepaalde andere categorieën, zoals energievorderingen en vorderingen op verzekeraars, gelden kortere termijnen dan vijf jaar. De algemene verjaringstermijn is zelfs 20 jaar.

Alternatieve afspraken

Als vooraf een alternatieve verjaringstermijn is afgesproken, geldt de standaard verjaringstermijn niet. Zo kunnen bedrijven in hun algemene voorwaarden of individuele koopovereenkomst een langere verjaringstermijn met klanten afspreken.

Strafbare feiten

Als er sprake is van strafbare feiten, zoals fraude of oplichting, geldt de verjaringstermijn van 5 jaar ook niet. In dat geval zullen met de betrokken partijen andere afspraken worden gemaakt.