Hoe kunt u een betrouwbaar incassobureau herkennen?

Vroeg of laat overkomt het iedere ondernemer wel: een klant betaalt de factuur niet. In veel gevallen is de klant de betaling vergeten en zorgt een eenvoudige herinnering ervoor dat de klant alsnog betaalt. Maar als de factuur ook na een of meerdere reminders open blijft staan, wordt de factuur als vervallen beschouwd en kunnen maatregelen worden genomen.

Zo kan een incassobureau worden ingeschakeld om de factuur te laten incasseren. Het incassobureau is gespecialiseerd in het innen van onbetaalde facturen en zal namens de opdrachtgever contact opnemen met de klant. Maar hoe weet u of u met een betrouwbaar incassobureau te maken heeft?

Verschillende indicatoren

Er zijn verschillende indicatoren om een betrouwbaar incassobureau te herkennen. Iedere indicator kan iets zeggen over de professionaliteit, betrouwbaarheid en kwaliteit van de dienstverlener. Voorbeeld van belangrijke kwaliteitsindicatoren voor incassobureaus:

NVI Incassokeurmerk
Incassoregister van de Wki
ISO certificeringen
AFM vergunning

Keurmerk voor incassobureaus

Om de kwaliteit van een incassobureau meetbaar te maken, heeft de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) een speciaal keurmerk ontwikkeld. Alleen incassobureaus die voldoen aan het strenge normenkader ontvangen het Incassokeurmerk. Het keurmerk is in het leven geroepen om bedrijven te helpen bij het vinden van een betrouwbaar incassobureau. Tweejaarlijks doet een onafhankelijke partij een audit om te kijken of het bedrijf voldoet aan alle eisen en normen.

Zo wordt er onder meer gekeken naar:

Werkwijze en protocollen
Ethiek en integriteit
Transparantie
Klachtenafhandeling
Financiële stabiliteit en betrouwbaarheid
Omgang met- en vellig stellen van opdrachtgeversgelden

incassokeurmerk-nvi

Incassoregister: Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki)

Sinds 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki) van kracht. Deze wet stelt eisen aan incassobureaus om de kwaliteit van hun dienstverlening te waarborgen en consumenten beter te beschermen. Onderdeel van de wet is een verplicht incassoregister, waarin alle incassodienstverleners zich moeten inschrijven. Alleen bureaus die voldoen aan de gestelde eisen worden in dit openbare register opgenomen. Door te controleren of een incassobureau is opgenomen in het incassoregister bij Justis (onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid), kunt u nagaan of het bureau wettelijk bevoegd is om incassodiensten te verlenen.

Let op!: het ontbreken van deze registratie betekent dat het bureau feitelijk niet actief mag zijn in het minnelijke incassotraject.

Overige certificeringen en licenties

Naast het Incassokeurmerk van de NVI zijn er nog meer certificeringen die iets zeggen over de kwaliteit van een incassobureau. Allereerst zijn er de internationale standaarden voor bedrijfsvoering. Deze ISO (International Standardization Organization) normeringen zijn er in verschillende soorten en worden aangegeven met een nummer. De verschillende ISO normeringen laten zien in hoeverre een organisatie veschillende interne processen en protocollen volgt. ISO-certificeringstrajecten zoals ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 27001 (informatiebeveiliging) zijn voor steeds meer incassodienstverleners geen luxe meer, maar noodzaak.

Daarnaast zijn er nog licenties op het gebied van financiële bedrijfsvoering. Zo kan het voor bepaalde vorderingen nodig zijn om bepaalde licenties te hebben. Zo mogen vorderingen die onder de Wet Financieel Toezicht (WFT) vallen alleen behandeld worden door een incassobureau met een AFM-vergunning (Autoritieit Financiële Markten).

Ervaring en expertise

Het is belangrijk om te kiezen voor een incassopartij met ervaring met het incasseren van vorderingen. Incasso is een delicaat proces en het is belangrijk dat hier op een goede manier mee wordt omgegaan. Een incassobureau met een bewezen staat van dienst weet precies hoe het uw debiteur moet benaderen en hoe de kans op een succesvolle incasso het grootst is.

Bovendien kan het helpen als een incassobureau ervaring heeft binnen uw branche. Zo begrijpen zij beter hoe de klantrelatie ligt, wat gebruikelijk is qua betaalgedrag, en welke communicatiestijl het beste werkt.

Transparante werkwijze

Het is belangrijk dat u een incassobureau kiest met een transparante werkwijze. Zo weet u precies waar u aan toe bent en komt u niet voor verrassingen te staan. Helaas is niet elke partij even transparant over tarieven. Zo kunnen er onverwachte kosten of provisies opduiken. Ook bij No Cure No Pay-afspraken is het belangrijk om vooraf de kleine lettertjes te controleren, want de voorwaarden kunnen flink verschillen per aanbieder.

Daarnaast is het belangrijk dat het incassobureau duidelijk is over hoe het uw debiteur gaat benaderen. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw debiteur op een respectvolle manier wordt gesommeerd om te betalen.

Service en bereikbaarheid

Het incassobureau moet goed bereikbaar zijn voor opdrachtgevers en debiteuren. Een betalingsachterstand kan voor beide partijen grote impact hebben en dan is het belangrijk dat een professioneel incassobureau tot een duurzame oplossing kan komen. Goede service en deskundig advies voor de opdrachtgever is hierbij essentieel. Daarnaast moeten debiteuren de ruimte krijgen om hun verhaal te doen en voldoende mogelijkheden krijgen om de schulden in te lossen.

Succespercentage

Naast professionele protocollen, werkwijzen en service kan ook het succespercentage van een incassobureau veel vertellen. Het succespercentage is het percentage van alle vorderingen dat uiteindelijk betaald wordt. Een goed incassobureau zal normaal gesproken betere successcores halen dan een incassobedrijf met amateuristische incassotrajecten. Een goede incassoscore kan op die manier een indicatie zijn van de kwaliteit en betrouwbaarheid van het incassobureau.

Conclusie

Voor een slim en daadkrachtig incassoproces is het belangrijk dat u een betrouwbare incassopartner in handen neemt. In dit artikel staan een aantal belangrijke punten waar u naar kunt kijken als u een incassobureau wilt inschakelen.

Bij incasso.nl worden uw vorderingen behandeld door de incassospecialisten van Ultimoo. Ultimoo Incasso is houder van het NVI Incassokeurmerk, is officieel geregistreerd in het incassoregister, is ISO-gecertificeerd én houder van de AFM-vergunning. Met een trackrecord van ruim 27 jaar weten wij precies op welke manier wij uw klant moeten benaderen voor het beste resultaat. Mede door onze persoonlijke benadering wordt ruim 90% van de betalingsachterstanden opgelost zonder tussenkomst van een rechter. Dit bespaart u en uw klant veel (onnodige) kosten. Bovendien kost incasso.nl opdrachtgevers helemaal niets. Op die manier loopt u dus geen risico.

Maak vandaag nog een gratis incasso.nl account aan en zet onze incassospecialisten direct aan het werk!