Incassodiensten voor tankstations
Uw brandstofgelden snel en effectief geïnd
Als exploitant van een tankstation, brandstofhandelaar of uitgever van tankpassen opereert u in een markt met flinterdunne marges. Elke liter brandstof die wordt getankt maar niet wordt afgerekend, drukt direct zwaar op uw nettowinst. Of u nu te maken heeft met zakelijke klanten die de facturen voor hun tankpassen (B2B) laten openstaan, storingsboekingen bij de onbemande pomp, of particuliere doorrijders (B2C) die 'vergeten' af te rekenen: het handmatig opvolgen van deze openstaande posten is een tijdrovende klus voor uw administratie.
Ultimoo biedt een gespecialiseerde en daadkrachtige aanpak voor de brandstofbranche. Wij innen achterstallige brandstofgelden snel en accuraat, zodat uw marges beschermd blijven en uw cashflow gezond blijft.
Liever direct contact voor meer informatie?
Bel 0348-486425
De specifieke uitdagingen van de brandstofbranche aangepakt
Het incasseren van openstaande posten bij tankstations vraagt om een strakke en gedifferentieerde aanpak. Er is immers een groot verschil tussen een zakelijke transporteur die zijn maandfactuur niet betaalt en een particuliere automobilist waarbij een pinbetaling aan de pomp is mislukt.
Onze systemen en specialisten zijn volledig ingericht op uw sector:
- Strakke zakelijke opvolging: Bij onbetaalde tankpas-facturen van bedrijven hoeven we wettelijk geen 14 dagen te wachten. We kunnen direct na het verstrijken van de betalingstermijn het traject opstarten en de tankpassen laten blokkeren om verdere schade te voorkomen.
- Aanpak bij storingsboekingen en tankfouten: Is er per ongeluk getankt zonder succesvolle transactie? Wij benaderen de particuliere automobilist via een correcte en wettelijk waterdichte WIK-brief (14-dagenbrief). We leggen de situatie helder uit en bieden een directe iDEAL-betaallink om de openstaande post alsnog zonder frictie te voldoen.
- Snelheid is de sleutel: Hoe langer een brandstofvordering openstaat, hoe kleiner de inningskans. Dankzij ons geautomatiseerde platform starten we het traject binnen 24 uur na overdracht.
Optimale efficiëntie voor uw administratie
Uw medewerkers horen zich bezig te houden met de exploitatie van uw stations en de service aan de klant, niet met het handmatig najagen van openstaande brandstoffacturen
Ons incassoproces ontzorgt uw medewerkers volledig en ziet er in grote lijnen als volgt uit:
-
Snelle digitale overdracht
U opent de incasso.nl app of het Ultimoo klantenportaal om eenvoudig de openstaande facturen en contactgegevens van uw klant te delen. -
De wettelijke WIK-brief
Omdat u deels te maken heeft met particuliere klanten bent u voor hen verplicht een WIK-brief te sturen voor u een incassoprocedure start. Hierin krijgen patiënten nog een laatste kans om de facturen zonder extra kosten te betalen. U kunt deze 14-dagen brieven ook via ons naar de patiënt sturen. -
Dataverrijking
Ons systeem verrijkt het incassodossier direct met informatie uit relevante bronnen. Deze informatie, bijvoorbeeld over schuldhulp of bekende betaalproblemen, wordt vervolgens gebruikt in het incassotraject. -
Minnelijke fase
Dit is het feitelijke incassotraject. Op basis van het profiel van uw klant wordt een set aan communicatiemiddelen ingezet om uw klant te dwingen te betalen. Denk hierbij aan brieven, telefonisch contact en in sommige gevallen een fysiek bezoek.
Het doel van deze fase is om in contact te komen met de klant en een oplossing te vinden voor de betalingsachterstand. Vaak in de vorm van directe betaling of een betalingsregeling. -
Gerechtelijke fase
Mocht de klant niet betalen in de minnelijke fase, maar blijkt uit ons advies dat er wel voldoende verhaalsmogelijkheden zijn? Dan leggen we een kosten-batenanalyse aan u voor om een juridische procedure te starten. Na uw akkoord wordt er een dagvaarding opgesteld. Dit gebeurt in slechts 1% van het totale aantal incassozaken via Ultimoo. -
Stap 5: Uw klant betaalt
Zodra uw klant betaald heeft, verwerken wij dit zo snel mogelijk in het incassodossier. Normaliter storten wij het geld binnen 72 uur op uw rekening.
Gratis voor u
Uw klant betaalt de incassokosten en rente. Daarmee is een incassoprocedure voor opdrachtgevers vaak gratis. Daarnaast krijgt u interessante tarieven voor aanvullende incassodiensten.
Samenwerken hoe u wilt
U kunt op twee manieren samenwerken met Ultimoo. Via de online app van incasso.nl of via het het MKB klantenportaal van Ultimoo. We onderzoeken graag samen wat voor u het beste werkt.
Voldoe aan alle regels
incasso.nl is onderdeel van Ultimoo. Ultimoo staat geregistreerd bij de overheid en heeft het NVI Incassokeurmerk. Zo weet u dat uw incassopartner betrouwbaar is en voldoet aan de strengste eisen.
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u de antwoorden op de meestgestelde vragen van ondernemers over de werking en inzet van een incassoprocedure bij tankstations.
Kunnen wij via Ultimoo of incasso.nl ook bewuste doorrijders (diefstal) aanpakken?
Nee. Als iemand bewust tankt en zonder te betalen met hoge snelheid wegrijdt, is er sprake van een strafbaar feit (tankstationdiefstal). Hiervan moet u altijd direct aangifte doen bij de politie (bijvoorbeeld via het SODA-systeem). Incasso.nl richt zich uitsluitend op civielrechtelijke vorderingen, zoals onbetaalde zakelijke tankpassen, openstaande brandstoffacturen, of situaties waarin de klant wel bekend is maar de (automatische) betaling is mislukt.
Wat gebeurt er als een zakelijke klant de vordering betwist?
Als een transportbedrijf stelt dat een bepaalde tankpas is misbruikt of dat de liters niet kloppen, analyseren onze specialisten het verweer direct op basis van uw leveringsvoorwaarden en de transactielogs. We adviseren u vervolgens snel over de juridische haalbaarheid en de te nemen vervolgstappen.
Vanaf welk bedrag kan ik brandstofvorderingen indienen?
Bij Ultimoo en incasso.nl is er geen minimum bedrag voor een over te dragen factuur. U kunt via de online applicatie van incasso.nl of het klantenportaal van Ultimoo eenvoudig al uw brandstofvorderingen indienen.
Bescherm uw brandstofmarges vandaag nog
Laat onbetaalde tankpassen of mislukte pomptransacties uw rendement niet uithollen. Besteed het opvolgen van openstaande brandstofgelden uit aan de professionals van Ultimoo en incasso.nl.
Heeft u een specifieke situatie of wilt u eerst overleggen met een specialist?
Neem dan contact op via 0348-486425.
