Incassodiensten voor kinderopvang en BSO

Waarom voor incasso in de kinderopvang een aparte aanpak nodig is

Een betalingsachterstand bij een kinderdagverblijf of BSO heeft bijna nooit te maken met onwil. Vaak ligt de oorzaak bij een administratieve misrekening met de Kinderopvangtoeslag (KOT) van de Belastingdienst, een tijdelijke wijziging in het gezinshoudelijk budget of een andere financiële reden. 

Als u in deze situatie een traditioneel, agressief incassobureau inschakelt, drijft dit de relatie met de ouders direct op scherp. Dit kan leiden tot het plotseling opzeggen van de opvang of onnodige problemen op de locatie.

Onze aanpak is volledig afgestemd op de kinderopvang:

• Empathische benadering: Wij spreken de taal van ouders en bieden mogelijkheden voor meertaligheid. Onze communicatie is gericht op de-escalatie en het vinden van een oplossing. 
  
  
• Oplossen bij de bron: Wij controleren samen met de ouder waar het knelpunt zit (bijvoorbeeld een stopzetting of herberekening van de toeslag). Vervolgens kijken we welke oplossing ook écht werkt voor het gezin.
  
  
• Laagdrempelige betaalopties: Via onze online kanalen kunnen ouders direct via iDEAL betalen of in een paar stappen een passende, haalbare betalingsregeling treffen.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u de antwoorden op de meestgestelde vragen van ondernemers over de werking en inzet van een incassoprocedure bij kinderdagverblijven.

Wat is de rol van Ultimoo in een kinderdagverblijf?

Ultimoo ondersteunt kinderdagverblijven bij het beheer van openstaande betalingen en financiële transacties. Onze rol is het faciliteren van een soepel incassoproces en het behouden van een positieve relatie met ouders.

Mag ik de opvangplek weigeren of opschorten bij een betalingsachterstand?

Als u dit goed heeft vastgelegd in uw algemene voorwaarden of de plaatsingsovereenkomst, dan is dit vaak wel mogelijk. U moet wel beseffen dat het opschorten van de opvang een zwaar middel is, dat u pas inzet als alle andere opties geen resultaat opleveren.

Wat als ouders moeite hebben met betalen?

Ultimoo begrijpt dat financiële situaties kunnen wijzigen. We bieden proactieve ondersteuning en zijn bereid betalingsregelingen te bespreken om ouders te helpen bij het oplossen van de achterstand.

Zijn er kosten verbonden aan de diensten van Ultimoo voor kinderdagverblijven?

Ja, er zijn kosten verbonden aan onze dienstverlening. Deze kosten worden transparant gecommuniceerd en we streven ernaar om een evenwicht te vinden tussen effectiviteit en kostenbeheersing.

Wat als de ouder of verzorger zegt dat de Kinderopvangtoeslag nog niet is gestort?

Dat is een veelgehoord antwoord van ouders/verzorgers. Onze medewerkers zijn getraind om hierin mee te denken. Wij kunnen bijvoorbeeld een kortdurende betalingsregeling afspreken die synchroon loopt met de datums waarop de Belastingdienst de toeslagen uitkeert (meestal rond de 20e van de maand).

Hoe gaan jullie om met privacy en de AVG?

Bijzonder strikt. Gegevens over kinderen en gezinssituaties zijn uiterst gevoelig. Onze systemen zijn ISO 27001 gecertificeerd en hebben daarmee de hoogste standaard voor databeveiliging. Daarnaast werken wij volledig binnen de kaders van de AVG en de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki).