Aanmaning sturen: de complete uitleg voor ondernemers

Wanneer de betalingstermijn van een factuur is verstreken, wilt u als ondernemer waarschijnlijk snel actie ondernemen zonder direct de relatie met uw klant op het spel te zetten. Voordat u een externe partner als incasso.nl inschakelt, is het sturen van een goede aanmaning een cruciale stap. Maar hoe schrijft u een aanmaning die voldoet aan alle wetten en regels? En wat is het verschil tussen een normale betalingsherinnering of een ingebrekestelling? In deze complete uitleg leggen we u stap voor stap uit hoe u zelf een effectieve aanmaning kunt versturen.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een formele schriftelijke betalingsherinnering waarmee een schuldeiser een klant in gebreke stelt voor het uitblijven van een betaling. Met dit bericht geeft u de klant een laatste, duidelijke termijn om het openstaande bedrag alsnog te betalen. Het doel van een aanmaning is tweeledig. Allereerst is het een dwingende boodschap om de factuur alsnog betaald te krijgen. Daarnaast is het een verplicht onderdeel mocht u later een incassobureau in willen schakelen.

Eigenlijk is de aanmaning de formele brug naar het zogenaamde 'verzuim'. Dit is wettelijk vastgesteld in Artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek.  Zolang een klant niet officieel in verzuim is, kunt u namelijk geen aanspraak maken op vergoedingen als wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten.

Wat is het verschil tussen een herinnering, aanmaning, sommatie en een ingebrekestelling?

In de praktijk worden verschillende termen vaak onterecht op één grote hoop gegooid. Toch hebben ze juridisch gezien een heel andere zwaarte en functie binnen een incassotraject.

Om te begrijpen in welke fase van het incassoproces u zich bevindt, is het belangrijk de verschillen en nuances te kennen. Onderstaande tabel geeft de verschillen tussen de berichten duidelijk weer:

Wilt u meer weten over de specifieke inzet van deze berichten? Lees dan onze uitgebreide uitleg over het opstellen van een ingebrekestelling of bekijk wanneer een sommatie noodzakelijk is.

Welke termijn moet ik geven in een aanmaning?

Bij het sturen van een aanmaning is de betalingstermijn die genoemd wordt niet alleen een strategische keuze, het is vaak ook een wettelijke verplichting. De wet maakt hierbij een scherp onderscheid op basis van het type klant.

Betalingstermijn bij consumenten (B2C)

Als u zaken doet met particuliere klanten, bent u wettelijk verplicht om een klant een minimale termijn van 14 dagen te geven om een factuur alsnog zonder extra kosten te betalen. Deze termijn is ligt vast in de Wet Incassokosten (WIK).

Let op! De termijn van 14 dagen begint past te lopen op de dag dat de aanmaning door uw klant is ontvangen. Stuur je de aanmaning per briefpost? Houd dan rekening met een paar dagen postbezorging en vermeld dit expliciet in de brief om te voorkomen dat de aanmaning ongeldig wordt verklaard.

Betalingstermijn bij zakelijke klanten (B2B)

Bij zakelijke klanten (MKB, ZZP of grootbedrijf) bent u iets vrijer in het bepalen van de betalingstermijn. De wet stelt namelijk dat u B2B klanten een 'redelijke termijn' moet bieden. In de praktijk betekent dit meestal een termijn van 7 tot 14 dagen.

Als er in uw algemene voorwaarden of overeenkomst met de klant specifieke afspraken zijn gemaakt over verzuim, dan zou deze termijn eventueel nog korter kunnen zijn.

De verplichte WIK-brief bij consumenten

Als u een aanmaning stuurt naar een particuliere klant, dan is deze aanmaning niet zomaar een bericht. Deze aanmaning kan juridisch namelijk gezien worden als een WIK-brief. De Wet Incassokosten (WIK) stelt namelijk dat een particuliere klant eerst een laatste kans moet krijgen om een betalingsachterstand zonder extra kosten te voldoen. Pas na het sturen van deze 14-dagen brief mag u een incassopartner inschakelen en extra kosten berekenen.

Het overslaan of verkeerd opstellen van een WIK-brief kan grote gevolgen hebben. Als het bericht namelijk niet aan alle spelregels voldoet, mogen de incassokosten niet worden doorberekend aan de klant. Zorg er dus voor dat u precies weet aan welke voorwaarden deze verplichte aanmaning moet voldoen.

Lees daarom ook de uitgebreide uitleg over de WIK-brief.

Mag ik incassokosten aankondigen in een aanmaning?

Ja. Het is niet alleen toegestaan om incassokosten aan te kondigen in een aanmaning, bij consumenten is het zelfs een verplichting. De hoogte van deze kosten is wetellijk vastgesteld in staffels. Bij zakelijke klanten bent u niet verplicht de staffels van B2C klanten te volgen. Bovendien mag u direct na het vervallen van de betaaltermijn een incassopartner als incasso.nl inschakelen.

Veelgestelde vragen over aanmaningen

Bekijk hieronder de antwoorden op veel voorkomende vragen over het versturen van aanmaningen.

Is een aanmaning per e-mail net zo rechtsgeldig als per post?

Jazeker. Een aanmaning versturen via e-mail is juridisch volledig rechtsgeldig. De wet vertelt ondernemers namelijk dat zij een schriftelijk bericht moeten sturen, dit kan zowel een fysieke brief als een e-mail zijn. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan ligt de verantwoordelijkheid om te bewijzen dat uw klant de e-mail ontvangen heeft wel bij u. Bij betwiste vorderingen of hoge bedragen is het aan te raden om een aanmaning zowel per e-mail als aangetekende post te versturen.

Wat is de minimale reactietermijn die ik moet geven?

Voor particuliere klanten is de minimale reactietermijn wettelijk vastgesteld op 14 dagen na ontvangst van het bericht. Voor zakelijke klanten geldt geen harde wettelijke minimum termijn, maar is een termijn van 7 tot 14 dagen gebruikelijk.

Moet een aanmaning altijd het woord 'aanmaning' bevatten?

Nee. De titel boven de brief is in essentie niet doorslaggeven voor de juridische status. Het gaat met name om de inhoud en strekking van de tekst. De brief moet duidelijk overbrengen dat er sprake is van een betalingsachterstand waarvoor nog een laatste kans wordt geboden om zonder extra kosten te betalen.

Om verwarring te voorkomen is het wel aan te raden om de term Aanmaning duidelijk bovenaan in het bericht te communiceren.

Hoeveel aanmaningen moet ik sturen voordat ik een incassobureau inschakel?

Wettelijk gezien is één juiste aanmaning voldoende om een klant op een juiste manier te informeren voordat u een incassoprocedure mag starten. Het is een fabeltje dat u verplicht bent om drie of vier herinneringen te sturen. Als ondernemer verliest u hiermee vaak juist kostbare tijd. Want over het algemeen geldt: hoe jonger de factuur, hoe groter de kans dat hij snel betaald wordt. 

Let op! Het is vaak wel aan te raden om voorafgaand aan een aanmaning een betalingsherinnering te sturen. Deze herinnering is vaak een friendly reminder, omdat de factuur ook simpelweg aan de aandacht van uw klant ontsnapt kan zijn.