Aanmaning voorbeeld

Als een factuur niet betaald wordt, is het sturen van een goede aanmaning de belangrijkste stap om alsnog uw geld te krijgen. Zoekt u een direct bruikbaar en wettelijk geldig sjabloon? Op deze pagina vindt u twee concrete voorbeelden die u direct kunt kopiëren of downloaden. Of u nu zaken doet met een ander bedrijf (B2B) of met een particuliere consument (B2C): met deze sjablonen voldoet u precies aan de regels.

Voorbeeldaanmaning (Direct downloaden)

Wilt u de brieven liever direct als bewerkbaar bestand op uw computer opslaan? Download dan hieronder gratis het complete pakket met invulinstructies.

Download gratis aanmaning-sjabloon (.docx)

Download gratis aanmaning-sjabloon (PDF) 

Voorbeeldaanmaning voor bedrijven (B2B)

Dit voorbeeld is exclusief bedoeld voor zakelijke klanten (bedrijven, ZZP'ers en overheden). Bij B2B-vorderingen treedt het verzuim automatisch in na de vervaldatum van de factuur. 

U kunt deze tekst kopiëren en aanpassen:

Voorbeeld voor consumenten (B2C)

Doet u zaken met een particuliere consument? Dan is een standaardbrief vaak niet rechtsgeldig. U bent dan wettelijk verplicht om te voldoen aan de eisen van de Wet Incassokosten (WIK). De consument moet verplicht minimaal 14 dagen de tijd krijgen en de exacte incassokosten moeten vooraf worden voorgerekend.

Gebruik bij particuliere klanten deze specifieke tekst:

Tip! Bereken de exacte incassokosten voor uw B2C-brief direct foutloos via onze incassokosten calculator.

Hoe pas ik het voorbeeld aan naar mijn situatie?

Een voorbeeldbrief werkt alleen als de [variabelen] goed worden ingevuld. Let bij het aanpassen op de volgende drie belangrijke elementen:

• De dagtekening: Dit is de exacte datum waarop de brief daadwerkelijk op de post gaat of per mail wordt verstuurd. Dit is de juridische nulmeting voor de termijn.
  
  
• De betalingstermijn: Bij bedrijven is een termijn van 7 dagen gebruikelijk. Bij consumenten moet u de tekst "binnen 14 dagen na de dag van bezorging" letterlijk overnemen om te voldoen aan de wetgeving rondom de WIK-brief.
  
  
• Het bedrag aan incassokosten: Vul bij consumenten nooit een willekeurig bedrag in. Dit moet exact gekoppeld zijn aan de wettelijke staffel. Een rekenfout in uw aanmaning maakt de claim op incassokosten later ongeldig.

Voor een uitgebreide uitleg van deze velden, leest u de hoofdpagina over aanmaningen.

Wat als de aanmaning niet wordt betaald?

U heeft een herinnering gestuurd, een duidelijke aanmaning gecommuniceerd en de gestelde betalingstermijn is inmiddels verstreken. Als de klant nu nog steeds niet heeft betaald, heeft het eigenlijk geen zin om zelf nog een derde of vierde brief te sturen. De ervaring leert dat de kans op betaling daarna namelijk alleen maar afneemt.

Zodra de termijn uit uw aanmaning is verlopen, is de klant officieel in verzuim. Dit is het exacte moment om direct actie te ondernemen en het dossier over te dragen aan uw incassopartner. Lees hier meer over wanneer u het beste een incassobureau kunt inschakelen.

Veelgestelde vragen over de voorbeeldaanmaning

Hieronder vindt u de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over aanmaning voorbeelden.

Hoe bereken ik de incassokosten voor de consumentenbrief?

De hoogte van de incassokosten is gekoppeld aan de hoogte van uw factuur. Voor vorderingen tot €2.500 is dit standaard 15% met een minimum van €40. U kunt het precieze bedrag direct berekenen via onze incassokosten calculator.

Mag ik de tekst van het voorbeeld ook in een e-mail gebruiken?

Ja. Een aanmaning per e-mail is juridisch net zo geldig als een traditionele brief per post. Zorg er wel voor dat u de tekst ongewijzigd overneemt en de e-mail naar het juiste e-mailadres van uw klant stuurt.

Wat gebeurt er als ik de btw-regels verkeerd vermeld?

Als u btw-plichtig bent, mag u de btw over de incassokosten niet doorberekenen aan een consument (deze kunt u immers zelf terugvorderen). Vermeldt u dit toch verkeerd in de brief, dan voldoet de aanmaning niet aan de WIK-eisen en is deze juridisch ongeldig.

Kan ik de B2B brief ook gebruiken voor een particuliere klant?

Nee, dat kan niet. Als u de zakelijke variant van de aanmaning naar een consument stuurt, overtreedt u de wet. De consument hoeft de incassokosten dan achteraf niet te betalen, omdat u hem niet de wettelijke 14-dagen herinneringstermijn heeft geboden.

Moet ik de aanmaning aangetekend versturen?

Het is wettelijk niet verplicht om een aanmaning aangetekend te versturen. Toch is dit voor betwiste vorderingen of hoge bedragen wel aan te raden. Mocht het incassotraject uitlopen op een juridische procedure, dan heeft u met een aangetekende brief het onomstotelijke bewijs dat de aanmaning uw klant heeft bereikt.