Incassodiensten voor administratie- en accountantskantoren
Uw declaraties snel en professioneel voldaan
Als accountant, boekhouder of belastingconsulent zorgt u ervoor dat de financiële huishouding van uw cliënten vlekkeloos verloopt. U adviseert over cashflow, verzorgt de belastingaangiften en staat klaar bij complexe vraagstukken. Juist omdat u bovenop de cijfers van uw klanten zit, is het extra wrang als uw eigen declaraties niet of herhaaldelijk te laat worden betaald. U ziet de betalingsrisico's bij een cliënt vaak als eerste ontstaan, maar het intern opvolgen van uw eigen openstaande posten kost kostbare declarabele uren.
Ultimoo biedt een gespecialiseerde en discrete aanpak voor de accountancy- en administratiebranche. Wij incasseren openstaande B2B-vorderingen met zakelijke daadkracht en volledige kennis van de financiële sector, zodat uw eigen liquiditeit buiten schot blijft.
Liever direct contact voor meer informatie?
Bel 0348-486425
Waarom administratiekantoren kiezen voor een gerichte aanpak
Het innen van openstaande facturen van ondernemers vraagt om een strakke, zakelijke benadering. Cliënten die hun administratiekantoor niet betalen, verkeren niet zelden in zwaar financieel weer of vertonen structureel slecht betalingsgedrag. Het risico op een oninbare vordering is in deze sector statistisch hoog wanneer er te lang wordt gewacht.
Tegelijkertijd wilt u als financieel professional dat de kwestie zakelijk en correct wordt opgelost, zonder dat er onnodige escalatie ontstaat die uw goede naam in de regio schaadt.
Onze aanpak sluit naadloos aan op uw kantoor:
- Directe zakelijke drang: Bij zakelijke klanten hoeft u wettelijk geen 14 dagen te wachten na verzuim. Wij kunnen direct na het verstrijken van uw betalingstermijn het minnelijke traject opstarten en de wettelijke incassokosten claimen.
- Kennis van de cijfers: Onze specialisten begrijpen de achtergrond van een openstaande post (zoals discussies over meerwerk of jaarrekening-declaraties) en laten zich niet met een kluitje in het riet sturen.
- Sluitende betalingsregelingen: Indien een cliënt tijdelijke liquiditeitsproblemen heeft, richten wij via ons online portaal een strakke, wekelijkse of maandelijkse betalingsregeling in die nauwlettend wordt gemonitord.
Onze werkwijze
U kunt uw debiteurenbeheer zowel via de online app van incasso.nl, als via uw vaste contactpersoon van Ultimoo, aan ons uitbesteden. In beide gevallen werkt het in grote lijnen als volgt:
-
Snelle digitale overdracht
U opent de incasso.nl app of het Ultimoo klantenportaal om eenvoudig de openstaande opvangfacturen en contactgegevens van uw klant te delen. -
Dataverrijking
Ons systeem verrijkt het incassodossier direct met informatie uit relevante bronnen. Deze informatie, bijvoorbeeld over schuldhulp of bekende betaalproblemen, wordt vervolgens gebruikt in het incassotraject. -
Minnelijke fase
Dit is het feitelijke incassotraject. Op basis van het profiel van uw klant wordt een set aan communicatiemiddelen ingezet om uw klant te dwingen te betalen. Denk hierbij aan brieven, telefonisch contact en in sommige gevallen een fysiek bezoek.
Het doel van deze fase is om in contact te komen met de klant en een oplossing te vinden voor de betalingsachterstand. Vaak in de vorm van directe betaling of een betalingsregeling. -
Gerechtelijke fase
Mocht de klant niet betalen in de minnelijke fase, maar blijkt uit ons advies dat er wel voldoende verhaalsmogelijkheden zijn? Dan leggen we een kosten-batenanalyse aan u voor om een juridische procedure te starten. Na uw akkoord wordt er een dagvaarding opgesteld. Dit gebeurt in slechts 1% van het totale aantal incassozaken via Ultimoo. -
Stap 5: Uw klant betaalt
Zodra uw klant betaald heeft, verwerken wij dit zo snel mogelijk in het incassodossier. Normaliter storten wij het geld binnen 72 uur op uw rekening.
Gratis voor u
Uw klant betaalt de incassokosten en rente. Daarmee is een incassoprocedure voor opdrachtgevers vaak gratis. Daarnaast krijgt u interessante tarieven voor aanvullende incassodiensten.
Samenwerken hoe u wilt
U kunt op twee manieren samenwerken met Ultimoo. Via de online app van incasso.nl of via het het MKB klantenportaal van Ultimoo. We onderzoeken graag samen wat voor u het beste werkt.
Voldoe aan alle regels
incasso.nl is onderdeel van Ultimoo. Ultimoo staat geregistreerd bij de overheid en heeft het NVI Incassokeurmerk. Zo weet u dat uw incassopartner betrouwbaar is en voldoet aan de strengste eisen.
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u de antwoorden op de meestgestelde vragen van ondernemers over de werking en inzet van een incassoprocedure bij administratiekantoren.
Kan ik lopende werkzaamheden staken als een cliënt niet betaalt?
Ja, in de meeste gevallen heeft u op basis van het retentierecht of de algemene voorwaarden het recht om uw werkzaamheden (zoals het indienen van belastingaangiften of het opleveren van de jaarrekening) op te schorten totdat de achterstallige betalingen zijn voldaan. Het is raadzaam dit als extra drukmiddel op te nemen in de communicatie naar uw klant.
Hoe zit het met onze geheimhoudingsplicht bij het overdragen van een dossier?
Als administratie- of accountantskantoor heeft u te maken met een strikte geheimhoudingsplicht. Het overdragen van puur de noodzakelijke factuur- en contactgegevens aan een gecertificeerd incassobureau is wettelijk toegestaan onder de AVG (gerechtvaardigd belang). Onze systemen zijn bovendien ISO 27001 gecertificeerd voor maximale dataveiligheid.
Vanaf welk bedrag kan ik declaraties indienen?
Bij Ultimoo en incasso.nl is er geen minimum bedrag voor een over te dragen factuur. Dat houdt in dat u zelf kunt beslissen of u een specifiek dossier wilt overdragen of niet.
Bescherm de marges van uw kantoor
Laat achterstallige betalingen van cliënten de winstgevendheid en cashflow van uw eigen kantoor niet drukken. Besteed het opvolgen van stroeve betalers uit aan Ultimoo of incasso.nl.
Heeft u een specifieke situatie of wilt u eerst overleggen met een specialist?
Neem dan contact op via 0348-486425.
