De 6 Meest Voorkomende Redenen voor Te Late Betalingen en hoe ze te Voorkomen

Vorige week heeft de Belastingdienst de inning van coronaschulden geintensiveerd. Daardoor is het belangrijk dat ondernemend Nederland de cashflow goed in de gaten houdt, deze is immers van levensbelang. Als klanten te laat betalen, kan dit leiden tot serieuze problemen voor bedrijven. Niet alleen voor de fianciële situatie, maar de hele bedrijfsvoering kan in gevaar komen. Als er te weinig liquide middelen zijn, kunnen immers de eigen rekeningen niet meer betaald worden. In deze blog bespreken we de meest voorkomende redenen voor te late betalingen en delen we effectieve strategieën om deze te voorkomen, waardoor uw bedrijf soepel en efficiënt kan blijven werken.

1. Sorry, vergeten!

Als een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te betekenen dat er serieuze problemen zijn. Het komt regelmatig voor dat klanten een factuur simpelweg 'vergeten' te betalen. Dit klinkt misschien knullig, maar in de praktijk kan een slordige administratie van de klant wel de reden zijn dat een factuur niet betaald wordt.

Oplossing
Stuur een (vriendelijke) betalingsherinnering als een factuur niet betaald wordt. Wees niet direct te streng en heb begrip voor klanten die een factuur een keer vergeten. Vaak zal een simpele betalingsherinnering ervoor zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt.

2. Slecht facturatieproces

Een van de meest belangrijke redenen voor te late betalingen is onvoldoende factuurbeheer. Als de factuur niet of niet op tijd bij de klant komt, zal de betaling ook op zich laten wachten. De oorzaak ligt in dit geval vaak bij het bedrijf zelf.

Voorbeelden van slecht factuurbeheer zijn:

• Onduidelijke voorwaarden op de factuur.
• Versturen naar verkeerde contactpersonen.
• Gebruikmaken van verkeerde e-mail- of postadressen.
• Te laat versturen van de factuur.

Oplossing
Zorg voor een gestroomlijnd facturatieproces. Gebruik duidelijke betalingsvoorwaarden, verstuur facturen direct na het leveren van de producten of diensten en bevestig de ontvangst van de factuur bij de juiste contactpersoon.

3. Financiële problemen bij de klant

Het is niet verrassend dat klanten met cashflow problemen moeite hebben met het betalen van facturen. Zij zullen vaak proberen om betalingstermijnen te rekken om tijd voor zichzelf te winnen. Het is belangrijk om goed in contact te blijven met deze klanten. Daarnaast is het belangrijk om in te schatten of de financiële problemen tijdelijk of structureel zijn.

Oplossing
Toon begrip voor de situatie van een klant, zeker als de cashflow problemen van tijdelijke aard zijn. Zo kunnen bedrijven flexibele betalingsregelingen aanbieden of vroegtijdige betalingskortingen overwegen. Met zo'n korting kunnen klanten aangemoedigd worden om sneller te betalen. Het is in ieder geval belangrijk dat bedrijven begrip tonen voor de situatie van de klant, maar de problemen van de klant niet hun eigen probleem laten worden. Het is vervelend dat een klant het lastig heeft, maar zij zijn wel een afspraak met een bedrijf aangegaan. En afspraak blijft afspraak.

4. Slechte communicatie

Een andere reden voor vertraagde betalingen is het gebrek aan communicatie tussen bedrijven en hun klanten. Vaak stuurt een bedrijf een factuur en wacht vervolgens geduldig op een betaling. Klanten nemen op hun beurt ook niet graag zelf contact op met een bedrijf dat zij nog moeten betalen. Op die manier ontstaat een situatie van radiostilte waarin er niet veel gebeurt.

Oplossing
Onderhoud goed en regelmatig contact met uw klanten, vooral als de betalingstermijn van een factuur nadert. Is de betalingstermijn verlopen? Stuur dan een betalingsherinnering naar de klant. Dit nodigt uit om in contact te komen en eventuele betalingsproblemen met elkaar te bespreken. Op die manier is de kans groter dat u een duurzame oplossing treft met de klant.

5. Betwiste facturen

Als een klant het niet eens is met de geleverde kwaliteit van een product of dienst, dan wordt dit ook wel een betwisting genoemd. Klanten die een factuur betwisten zullen de factuur niet zomaar betalen. Zij zijn het ergens niet mee eens en verwachten actie van het bedrijf. Houd er rekening mee dat deze klanten ontevreden zijn en dit kan het imago van het bedrijf schaden.

Oplossing
Zorg ervoor dat er goed en adequaat wordt gereageerd op klachten over facturen of de kwaliteit van de producten en diensten. Hoe sneller het probleem wordt opgelost, hoe sneller de klant zal betalen als de klacht ongegrond is.

6. Ingewikkelde betalingsprocedures

Hoe moeilijker de betalingprocedure van een bedrijf is, hoe langer het zal duren dat klanten betalen. Als het veel moeite kost om een betaling te doen, bijvoorbeeld door handmatige betaalmethoden of ingewikkelde betalingskenmerken etc., dan zullen facturen daadwerkelijk gemiddeld later betaald worden.

Oplossing
Overweeg meerdere betalingsmethoden en maak het betalingsproces zo eenvoudig mogelijk voor klanten om een factuur te betalen. Denk hierbij aan slimme online betaalopties als betaallinks. Bijkomend voordeel hiervan is dat de administratieve afhandeling van betalingen hiermee ook veel sneller zal gaan.

Conclusie

Klanten die een factuur te laat betalen kunnen een grote impact hebben op de cashflow en de bedrijfsvoering van een bedrijf. Door de meest voorkomende redenen voor vertragingen te begrijpen, kunnen ondernemers proactieve maatregelen nemen. Op die manier beschermen bedrijven hun financiële gezondheid en kunnen zij relaties met klanten zelfs verbeteren. Onthoud dat communicatie, flexibiliteit, daadkracht en een efficiënt facturatieproces essentieel zijn om te late betalingen te minimaliseren.

Heeft u klanten die uw factuur niet betalen? Maak dan snel een account aan op incasso.nl om uw factuur te uploaden. In meer dan 90% van de gevallen wordt een betalingsachterstand opgelost zonder tussenkomst van een rechter. Bovendien kost een incassoprocedure met incasso.nl u als ondernemer helemaal niets! Meer weten? Check dan snel alle voordelen van incasso.nl!