De impact van Ambtshalve Toetsing op incassoprocedures

Als ondernemer in het mkb (midden- en kleinbedrijf) wilt u natuurlijk dat uw facturen netjes worden betaald. Als een klant onverhoopt niet betaalt, kunt u een minnelijk incassoproces opstarten om een betaling af te dwingen zonder tussenkomst van de rechter. Mocht ook dat niet succesvol zijn, dan kan een juridische procedure uitkomt bieden. Maar wat als u een vordering indient bij de rechter en deze (deels) wordt afgewezen? Dit kan gebeuren door ambtshalve toetsing, waarbij de rechter zelfstandig beoordeelt of de vordering voldoet aan de wet en compleet is. Vooral bij particuliere klanten kan dit tot problemen leiden als uw voorwaarden niet goed zijn opgesteld. In deze blog leest u wat ambtshalve toetsing betekent, welke voorwaarden minimaal in uw overeenkomsten moeten staan en hoe u voorkomt dat uw vordering wordt afgewezen.

Wat is ambtshalve toetsing?

Ambtshalve toetsing betekent dat de rechter zelfstandig controleert of een vordering en de bijbehorende voorwaarden voldoen aan de wet en compleet zijn. Dit is vooral belangrijk bij particuliere klanten, omdat de wet hen extra bescherming biedt tegen onredelijke voorwaarden. Als een rechter bijvoorbeeld vindt dat uw algemene voorwaarden niet kloppen of bepaalde kosten te hoog zijn, kan hij besluiten de vordering geheel of deels af te wijzen. Dit kan betekenen dat u als ondernemer uw geld niet krijgt, zelfs als de debiteur de factuur niet heeft betaald. Het kan ook zijn dat de rechter om aanvullende bewijslast vraagt.

Wanneer past een rechter ambtshalve toetsing toe?

De rechter controleert vooral bij vorderingen op particulieren of alles juridisch klopt. Dit gebeurt onder andere in de volgende situaties:

• Algemene voorwaarden: Zijn deze eerlijk en begrijpelijk voor consumenten en vooraf duidelijk gecommuniceerd? Let op! Het is belangrijk dat u kunt aantonen dat de klant vóóraf akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld door ze mee te sturen met een offerte en expliciet te benoemen dat de voorwaarden hierop van toepassing zijn. Ook een ondertekening of een ' vinkje' als bevestiging van akkoord gaan met de voorwaarden zorgt ervoor dat uw claim sterker staat.
• Incassokosten en boetes: Zijn de incassokosten niet hoger dan wettelijk toegestaan?
• Dwingend recht: Voldoet de overeenkomst aan alle regels voor consumentenbescherming?
• Voldoende onderbouwing: Kunt u aantonen dat de debiteur echt verplicht is te betalen? Bijvoorbeeld met een contract of (getekende) overeenkomst.

Welke voorwaarden moeten minimaal in een overeenkomst met particulieren staan?

Bij particuliere klanten is het belangrijk om de volgende zaken duidelijk te communiceren in uw overeenkomst of algemene voorwaarden:

• Correcte NAW-gegevens van uw bedrijf.
• Kenmerken van de producten of diensten (inhoud en levering).
• Te betalen prijs (betalingsverplichting).
• Wanneer en hoe een klant moet betalen.
• Kosten en procedures bij het uitblijven van een betaling.
• Retour- en annuleringsvoorwaarden (ontbindingsrecht).
• Garanties en servicevoorwaarden.

Als u de zaken hierboven niet vooraf goed communiceert met uw klant, loopt u het risico dat uw vordering door de ambtshalve toetsing wordt afgewezen. De rechter wijst de claim dan af, soms vóórdat er überhaupt inhoudelijk naar wordt gekeken.

Praktijkvoorbeeld

Stel, u bent hovenier en u gaat een tuin aanleggen bij uw klant. Alle afspraken over de prijs, duur van de aanleg etc. heeft u vooraf duidelijk besproken met de klant. U levert de tuin precies op zoals afgesproken, maar de klant betaalt uw factuur niet. U besluit incasso.nl in te schakelen om de factuur bij uw klant te incasseren. De klant betaalt echter nog steeds niet en u wil graag een juridische incassoprocedure starten, u staat immers helemaal in uw recht. Helaas heeft u de afspraken met de klant niet zwart op wit staan, omdat u dit mondeling heeft besproken. U heeft de tuin exact als besproken opgeleverd, maar toch loopt u het risico dat de rechter uw claim afwijst. Na de ambtshalve toetsing concludeert de rechter namelijk dat u de benodigde bewijsstukken voor de overeenkomst niet kunt overleggen.

Een ander voorbeeld is een webshop die meubels verkoopt aan particulieren. In uw algemene voorwaarden staat dat klanten bij te late betaling een boete van 20% moeten betalen, bovenop de reguliere incassokosten. Een klant betaalt niet op tijd en u schakelt incasso.nl in. Als de zaak uiteindelijk voor de rechter komt, toetst deze allereerst of de opgelegde boete en kosten terecht zijn. Omdat 20% hoger is dan wettelijk toegestaan, beslist de rechter dat deze niet betaald hoeft te worden. Dit betekent dat u minder ontvangt dan verwacht en mogelijk extra kosten maakt.

Hoe voorkomt u problemen?

Om te zorgen dat uw vorderingen niet onnodig worden afgewezen, kunt u de volgende maatregelen nemen:

1. Check en update uw algemene voorwaarden: Zorg ervoor dat ze voldoen aan de laatste wetgeving.
2. Gebruik duidelijke overeenkomsten: Wees transparant over betalingen, kosten en rechten. Laat uw klant de overeenkomst ook bevestigen!
3. Communiceer helder met uw klanten: Zorg ervoor dat zij vooraf weten waar ze aan toe zijn.
4. Houd uw administratie op orde: Bewaar contracten, facturen, betalingsherinneringen en communicatie met de klant goed.
5. Schakel een expert in: Een incassospecialist kan u helpen om uw voorwaarden juridisch waterdicht te maken.
6. Ken uw rechten en plichten: Verdiep u in wet- en regelgeving over incassozaken of laat u goed adviseren. 

Conclusie

Ambtshalve toetsing kan invloed hebben op uw incassoprocedure, vooral bij particuliere klanten. Door duidelijke overeenkomsten en correcte voorwaarden te gebruiken, voorkomt u dat een rechter uw vordering afwijst. Zorg ervoor dat uw voorwaarden juridisch kloppen en uw administratie op orde is, zodat u sterker staat als een klant niet betaalt.

Hulp of advies nodig?
Wilt u zeker weten dat uw incassoprocedures en algemene voorwaarden juridisch in orde zijn? Neem contact op met een van onze incassospecialisten en voorkom vervelende verrassingen!