Jaarafsluiting 2023 en uw debiteuren
Nu we richting het einde van de laatste werkweken van 2023 snellen, zullen veel bedrijven in deze tijd focussen op de afsluiting van het kalenderjaar 2023. Voor verreweg de meeste bedrijven in Nederland wordt met het kalenderjaar namelijk ook het (financiële) boekjaar afgerond. Maar hoe gaat u bij de jaarafsluiting om met openstaande facturen? Het is zeker dit jaar belangrijk om hier goed mee om te gaan, want steeds meer bedrijven hebben het financieel zwaarder.
Werk uw boekhouding bij
Een van de belangrijkste activiteiten bij de jaarafsluiting is het bijwerken van de boekhouding. Zo moeten alle bank- en kastransacties tot en met december 2023 verwerkt worden en moeten onduidelijkheden en foutjes worden opgelost.
Door het jaar heen kunnen er namelijk wel eens zaken ontstaan die later moeten worden rechtgetrokken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan betalingen zonder betaalkenmerk, die niet gekoppeld kunnen worden aan een verkoopfactuur of verkeerd geboekte bedragen. De jaarafsluiting van 2023 is een mooi moment om al dit soort dingen op te helderen. Op die manier voorkomt u ook dat een klant ten onrechte wordt geconfronteerd met een niet betaalde factuur.
Bekijk alle openstaande facturen
Ieder bedrijf wil aan het einde van het boekjaar weten wat het resultaat is geweest. Of u nou als ZZP'er of in het MKB en grootbedrijf werkt. Veel ondernemers zijn geneigd om te snel naar de omzet te kijken. Maar buiten het feit dat de omzet belangrijk is, is het natuurlijk ook fijn als al het geld daadwerkelijk binnenkomt.
De stand van de post 'debiteuren', de klanten die uw factuur nog niet betaald hebben, is dus minstens zo belangrijk. Als een klant uw factuur niet betaald, zijn er twee mogelijke uitkomsten. De factuur wordt uiteindelijk wél, of de factuur wordt uiteindelijk niet betaald. Bij deze laatste uitkomst wordt uw klant een dubieuze debiteur. En dat is een situatie die u uiteraard wilt voorkomen.
Contact opnemen met debiteuren
Zeker met de jaarafsluiting is het belangrijk dat u een goed beeld heeft van de openstaande facturen. Maak daarom van iedere openstaande nota een inschatting wat er aan de hand is. Is de klant het vergeten? Of is er iets anders aan de hand? Op die manier kunt u een goede inschatting maken hoe groot het risico is dat de omzet niet binnen gaat komen.
De manier van communiceren kan per bedrijf en per factuur verschillen. Voor sommige facturen volstaat een aanmaning, terwijl het voor andere facturen misschien een beter idee is om uw klant even te bellen. Bedenk wel van tevoren welke toon u gebruikt in uw communicatie. Iemand die een factuur per ongeluk vergeten is verdient misschien niet dezelfde behandeling als iemand die een factuur al heel het jaar weigert te betalen.
TIP! Als u veel openstaande facturen heeft, begin dan met de grootste facturen.
Verse start in 2024
Van goede voornemens tot lege agenda's. Veel mensen maken bij het nieuwe jaar het liefst een verse start. Dit geldt in zekere mate ook voor bedrijven. In het nieuwe jaar wil u waarschijnlijk niet teveel geconfronteerd worden met (slepende) zaken uit het jaar 2023.
Uiteindelijk zal voor alle debiteuren een keuze moeten worden gemaakt. Zo zijn er een aantal opties hoe om te gaan met debiteuren bij de jaarafsluiting van 2023:
- Afboeken in de boekhouding
- Blijven herinneren en aanmanen
- Overdragen aan het incassobureau
Het afboeken van een factuur in de boekhouding is waarschijnlijk de laatste oplossing. Hiermee neemt u het verlies en accepteert u het feit dat er niet betaald wordt. De factuur is dan officieel 'oninbaar' en u laat het daarbij zitten. Buiten het feit dat dit erg zonde is, moet dit ook niet te vaak voorkomen. Probeer daarom om het afboeken van een verkoopfactuur zoveel mogelijk te beperken.
Aanmanen en overdragen
Facturen waarbij u niet veel problemen verwacht kunnen natuurlijk prima worden herinnerd en aangemaand. Maar zeker voor de overige facturen is het een goed idee om met een incassopartner te werken. Een incassobureau is gespecialiseerd in het incasseren van openstaande facturen. Bovendien geldt hier vaak het principe 'vreemde ogen dwingen'. Uw klant weet dat het nu menens is en weet dat u bereid bent stappen te nemen als de betaling opnieuw uitblijft. Het incassobureau inschakelen is sowieso een goed idee als u overweegt om uw verlies te nemen en een factuur wilt afboeken. Baadt het niet, dan schaadt het niet.
Schakel daarom tijdig een incassobureau in. Bij incasso.nl wordt 90% van de facturen uiteindelijk opgelost. En het mooie is dat dit de ondernemer helemaal niets kost! De incassokosten en rente worden namelijk betaald door uw klant. Via de slimme app van incasso.nl kunt u uw facturen razendsnel uploaden én heeft u altijd en overal inzicht in de status van uw dossiers.
Wij wensen u een gezond en voorspoedig 2024!