Incasso bij B2B vs. B2C: Wat zijn de wettelijke verschillen?
Een onbetaalde factuur is de nachtmerrie van iedere ondernemer. U heeft hard gewerkt voor uw geld en het is frustrerend als de klant niet betaalt. Veel ondernemers vragen zich af wanneer ze precies een incassobureau mogen inschakelen en welke kosten ze mogen doorberekenen.
Wat veel mensen niet weten, is dat het verschil tussen zakelijk en particulier incasso best groot is. De wet beschermt consumenten (B2C) namelijk veel sterker dan bedrijven (B2B). In dit artikel wordt precies uitgelegd wat de wettelijke verschillen zijn, wanneer u incassokosten mag rekenen en hoe u dit doet zonder de klantrelatie te beschadigen.
Het belangrijkste verschil tussen zakelijke en particuliere incasso
De regels voor het incasseren van openstaande facturen zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het grootste verschil zit in de manier waarop iemand 'in verzuim' raakt. Iemand moet namelijk wettelijk in verzuim zijn voordat u incassokosten in rekening mag brengen.
De regels bij consumenten (B2C)
Als u producten of diensten levert aan consumenten (particulieren), dan is uw klant zwaar beschermd. Is de betaaltermijn van de factuur verstreken? Dan mag u niet direct incassokosten rekenen. U bent wettelijk verplicht om eerst een zogenaamde 14-dagen brief (ook wel WIK-brief genoemd) te sturen.
In deze brief moet u de consument exact 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen, zónder extra kosten. Ook moet u in deze brief exact vermelden hoe hoog de incassokosten zullen zijn als ze wél te laat betalen. Pas als deze 14 dagen (na ontvangst van de brief) voorbij zijn, is de consument in verzuim.
De regels bij bedrijven (B2B)
Bij zakelijke klanten gelden andere regels. Bedrijven worden geacht de wet en de contracten die zij aangaan te kennen. Zo treedt eventueel verzuim direct in werking zodra de betaaltermijn van de factuur is verstreken.
Dit betekent dat u bij een zakelijke wanbetaler wettelijk gezien geen 14-dagen brief of aanmaning hoeft te sturen (tenzij u dit anders heeft afgesproken in uw Algemene Voorwaarden). U zou direct de wettelijke incassokosten in rekening mogen brengen.
Wettelijke incassokosten B2B berekenen: Hoeveel mag u rekenen?
Of u nu B2B of B2C levert, de minimale incassokosten bedragen altijd €40. Daarbovenop wordt het bedrag berekend als een percentage van de openstaande hoofdsom (factuurbedrag). Bij B2B heeft u bovendien de mogelijkheid om in uw Algemene Voorwaarden af te wijken van de standaard wettelijke percentages, mits dit redelijk is. Heeft u niets afgesproken? Dan geldt de standaard wettelijke staffel.
Tip! Weet u niet zeker welk bedrag u mag doorbelasten? Gebruik dan onze handige Incassokosten Calculator om binnen 10 seconden de exacte incassokosten voor uw factuur te berekenen.
Waarom direct incassokosten rekenen niet altijd slim is
Hoewel u bij zakelijke klanten in uw recht staat om direct kosten te rekenen zodra de factuur vervalt, raden wij bij incasso.nl altijd aan om tactisch te werk te gaan.
Een te late betaling is niet altijd onwil. Soms is een factuur simpelweg aan de aandacht ontsnapt, is de contactpersoon op vakantie of is er een intern misverstand bij uw klant. Er met gestrekt been ingaan door direct incassokosten door te belasten, zou de band met uw klant serieus kunnen beschadigen. Vaak is het een beter idee om eerst een (vriendelijke) herinnering te sturen.
Reageert de klant daar niet op? Dan kunt u de touwtjes strakker aantrekken en een incassotraject starten.
Besteed uw B2B of B2C incasso zorgeloos uit
Veel ondernemers vinden het lastig om een klant te wijzen op een niet-betaalde factuur. Daarnaast kunt u de tijd die u kwijt bent aan wanbetalers waarschijnlijk veel beter besteden. Daarom is het een goed idee om uw incassotraject uit te besteden. Een professionele incassopartner als incasso.nl is gespecialiseerd in het innen van facturen bij zowel particuliere als zakelijke klanten.
Met de app van incasso.nl kunt u eenvoudig een foto maken van uw factuur en binnen 3 minuten een incassotraject opstarten.