Hoe communiceer je over openstaande facturen zonder de relatie met de klant te schaden?

Adequaat en streng omgaan met achterstallige betalingen is cruciaal voor de financiële gezondheid van een bedrijf. Tegelijkertijd wilt u de relatie met de klant niet schaden. Dit kan toekomstige omzet immers in de weg staan. Wat overblijft is een spanningsveld tussen effectief debiteurenbeheer en klanttevredenheid. In deze blog laten we u zien hoe u effectief kunt communiceren over openstaande facturen zonder relaties te beschadigen.

Zorg voor een goede basis

Het is belangrijk om vanaf het begin goed te communiceren met de klant. Zaken als betalingsvoorwaarden en betaalcondities moeten bij de klant vooraf goed duidelijk zijn. Dit voorkomt misverstanden en schept duidelijke verwachtingen voor beide partijen. Bovendien staat u als ondernemer sterker als u kunt aantonen dat de klant vooraf van alle spelregels op de hoogte was.

Verder is het belangrijk om goed na te denken over uw proces voor debiteurenbeheer. Wanneer onderneemt u actie? Op welke manier neemt u contact op over een openstaande factuur? Als u een duidelijk proces heeft voor herinneringen en opvolgingen, zorgt u ervoor dat u goed grip houdt op uw debiteuren.

Als u hulp nodig heeft bij het ontwikkelen van een effectief debiteurenproces, kunt u altijd contact opnemen met een van de specialisten van incasso.nl. Zij helpen u graag vrijblijvend verder met een goede oplossing voor uw openstaande facturen.

Vriendelijk herinneren

Het versturen van een vriendelijke herinnering kan veel problemen voorkomen. Door klanten op een beleefde en rustige manier te herinneren aan een betaling, kunnen achterstallige betalingen vaak worden vermeden. Deze vriendelijke herinnering kunt u ná, maar ook vóór de vervaldatum versturen. Zie het als een stukje service richting uw klant dat ze de factuur niet vergeten. Gebruik hiervoor verschillende communicatiekanalen, zoals e-mail, telefoon of Whatsapp. Dit vergroot de kans dat uw klant het bericht ontvangt en gaat betalen.

Achterstallige betalingen aanpakken

Als facturen van klanten uiteindelijk toch vervallen, is gepersonaliseerde communicatie de sleutel. Pas berichten aan op basis van de geschiedenis en relatie met de klant. Dit voorkomt dat je dezelfde berichten naar alle klanten stuurt en op die manier trouwe klanten tegen het zere been schopt. Professionaliteit en empathie zijn hierbij wel essentieel. Houd altijd een professionele toon aan en toon empathie voor de situatie van de klant. Dit helpt om de relatie sterk te houden, zelfs tijdens moeilijke gesprekken.

Uw klant weet heel goed dat een factuur is vervallen en hierover praten is soms lastig. Tegelijkertijd moet u voorkomen dat eventuele problemen van uw klant uiteindelijk úw probleem worden.

Oplossingen aanbieden

Flexibiliteit in betalingsopties kan een groot verschil maken. Door betalingsregelingen aan te bieden, geeft u de klant de mogelijkheid om eventuele schulden in beheersbare delen af te lossen. Let hierbij wel op het aantal termijnen dat u uw klant aanbiedt. Te lange regelingen zorgen ervoor dat u heel lang op uw geld moet wachten. Om dit te voorkomen zou u zelf een voorstel kunnen doen voor een betalingsregeling. Uw klant hoeft deze vervolgens alleen maar te accepteren en na te komen.

Een andere tactiek kan het aanbieden van kortingen voor vroege betalingen zijn. Uw klant krijgt dan een korting als er voor een bepaalde datum wordt betaald. Dit kan klanten aanmoedigen om sneller te betalen.

Escaleer als het nodig is!

Als klanten ook na het versturen van (vriendelijke) herinneringen en het aandragen van oplossingen niet betalen, is het tijd voor een andere strategie. Uw klant heeft immers genoeg kansen gekregen om de betalingsachterstand op te lossen. Zo kunt u beginnen met het sturen van een laatste sommatie. Dit is eigenlijk een laatste herinnering, waarin u uw klant nog één keer de kans biedt om te betalen zonder extra kosten. 

Als ook de laatste herinnering niet voor een betaling zorgt, is het misschien wel tijd om de factuur over te dragen aan een incassobureau. Een incassobureau is gespecialiseerd in het incasseren van openstaande facturen. Bij incasso.nl kunt u eenvoudig uploaden of een foto maken van uw factuur. Vervolgens gaan onze incassospecialisten aan de slag om de factuur voor u te incasseren. In ruim 90% van de gevallen wordt de betalingsachterstand opgelost zonder kosten voor de opdrachtgever.

Klantrelaties in stand houden

Het is belangrijk om regelmatig contact te houden met klanten. Ook als de klant altijd op tijd betaalt. Dit helpt bij het opbouwen van sterke klantrelaties. Daarnaast kunt u eventuele signalen van toekomstige problemen sneller opvangen en uw gedrag hierop aanpassen.

Contact met klanten die een betalingsachterstand hebben zorgt ervoor dat u waardevolle feedback krijgt over uw debiteurenproces. Deze feedback kunt u vervolgens weer gebruiken om uw processen te verbeteren.

Gebruik de juiste tools

Er zijn diverse handige programma's die u kunnen helpen bij het beheren van klantrelaties en het facturatieproces. Zo kunt u alle communicatie met en informatie over klanten opslaan in een CRM systeem. Facturen verstuurt u tegenwoordig digitaal met online boekhoud- of facturatiesoftware. Meestal kunt u in deze tools ook betalingsherinneringen en aanmaningen instellen.

Uit onderzoek is gebleken dat veel ondernemers het lastig vinden om klanten op openstaande facturen te wijzen. Het voordeel van een automatische herinnering is dat u zich een beetje 'achter het systeem' kunt verschuilen. Het nadeel is dat u geen ruimte heeft voor de persoonlijke touch bij het communiceren. Bedenk dus altijd heel goed op welke manier u een klant benadert en welke toon u hierbij gebruikt.

Conclusie

Effectief communiceren over achterstallige betalingen, zonder klantrelaties te schaden, vereist een combinatie van duidelijke communicatie, empathie en flexibiliteit.. Door deze strategieën toe te passen, kunnen ondernemers de financiële gezondheid van hun business waarborgen en tegelijkertijd waardevolle klantrelaties onderhouden. Het implementeren van deze benaderingen biedt op de lange termijn veel voordelen, zowel voor de cashflow als voor de klanttevredenheid.