Vijf basisregels om uw debiteurenbeheer coronaproof te maken of te houden

Vijf basisregels om uw debiteurenbeheer coronaproof te maken of te houden 7 oktober 2020

Voor ons als incassobureau is het incasseren van uw vorderingen onze corebusiness. Het is voor ons ook in deze tijd nog steeds business as usual, ook of eigenlijk vooral nu komt de kracht van onze manier van werken goed uit. Wat is dan die kracht en waarom lukt het ons als incassobureau vaak wél om een vordering te incasseren? In beginsel speelt hier het aloude principe van “vreemde ogen dwingen” een grote rol. Wij zijn in staat om het gesprek aan te gaan en op basis van de verkregen informatie maatwerk te leveren. Dat is de kracht van Ultimoo, op een persoonlijke manier oplossingen vinden voor betalingsachterstanden.

Maar voordat het zover is dat u ons moet inschakelen, heeft ook úw handelswijze veel invloed op een laag debiteurensaldo, een lage DSO en een hoge incassoscore. Daarom geven wij u vijf basisregels mee om uw debiteurenbeheer coronaproof te maken of te houden. Open deuren? Misschien wel, maar wees kritisch en beoordeel of die deuren werkelijk open staan. Het kan vanwege de onzekere periode die voor ons ligt geen kwaad om nu de touwtjes wat strakker aan te trekken:

  1. Controleer en bewaak de kredietwaardigheid van uw prospects en klanten

We komen uit een tijd waarin het niet op kon. Met de meeste bedrijven ging het goed. De werkloosheid was laag en de betalingsmoraal was hoog. Dit gaat veranderen of is zelfs al veranderd. Uw klanten kunnen financiële problemen krijgen of hebben, dit geldt ook voor uw prospects. Zorg er dus voor dat u de kredietwaardigheid van uw klanten toetst EN bewaakt. Met name dat laatste schiet er nog wel eens bij in en kan voor onaangename verrassingen zorgen. Het belangrijkste signaal dat u zelf in de gaten kunt houden is een ander betaalgedrag. Als u hierin verandering signaleert dan moet u direct aan de bel trekken en actie ondernemen. 

  1. Leg gemaakte afspraken goed vast en hanteer de juiste algemene voorwaarden

 Even snel een order toesturen, de gemaakte afspraken niet goed afstemmen en in de algemene voorwaarden niets benoemen rondom wanbetaling. Gelukkig komt het vaker voor dat er wel wordt betaald dan niet. Maar ja, afspraken leg je niet vast voor die klanten, afspraken leg je vast voor het geval dat…. En laat het nou net zo zijn dat klanten met financiële problemen kunnen proberen onder de afspraken uit te komen, om tijd te rekken of in het ergste geval niet te betalen. Zorg er daarom voor dat de klantafspraken goed zijn vastgelegd en dat de algemene voorwaarden daarop ook zijn afgestemd. 

  1. Zet een vooraf uitgedacht strak debiteurenbeheer traject op

Is uw debiteurenbeheer echt op orde? Écht? Heeft u geen openstaande posten die ouder zijn dan 45 dagen en waarvan u niet weet wat ermee aan de hand is? Waarom staan deze posten nog open? Was dat zo afgesproken? Worden deze klanten regelmatig gebeld, heeft u intern afspraken gemaakt over de manier waarop u uw klanten benadert en over de wijze waarop u dit doet? Heeft u uw eigen aanmaningen weleens gelezen, zijn die nog van deze tijd? Het lijkt een open deur maar wees kritisch op uw manier van werken en neem het onder de loep. Trek het (weer) strak waar nodig en houd u aan de handelwijze. Bepaal een traject waarin binnen 60 dagen na vervaldatum een beslissing moet worden genomen. 

  1. Stel (g)een coronaprotocol op

Het lijkt erop dat corona een reden is om met openstaande posten anders om te gaan dan u normaliter zou doen. Uitstel verlenen, regelingen aangaan, een coulantere opstelling hebben. Daar is niets mis mee, maar het is ook niet echt corona gerelateerd, deze handelwijze zou u altijd al moeten hebben. Tenminste als de signalen die een debiteur afgeeft zeggen dat dat beter is. Wij hebben bij onze klanten gezien dat zij, die GEEN aanpassingen hebben gemaakt, nog steeds een normaal verloop van de debiteurenpositie hebben en daar waar corona zonder verdere toelichting wél een reden voor uitstel was, er een stuwmeer aan vorderingen is ontstaan. Ga daarom met elkaar om de tafel of het voor uw bedrijf wel verstandig is om de manier van werken aan te passen en als dat het geval is, zet dan op een rijtje hoe dat moet. Het volstaat niet om alleen corona als legitieme reden aan te halen voor uitstel. 

  1. Hak tijdig knopen door en geef uw vorderingen op tijd uit handen

Het stuit iedere credit manager tegen de borst om (te) veel vorderingen over te dragen aan het incassobureau. Natuurlijk begrijpen wij dat als geen ander. Wij willen als uw incassobureau zoveel mogelijk minnelijk, zonder tussenkomst van een rechter oplossen. Zeker nu willen we debiteuren niet op nog meer kosten jagen. Dat geldt natuurlijk ook voor u. Ook u lost alles het liefst zelf op. Een prima uitgangspunt. Het is echter wel belangrijk om vorderingen op tijd uit handen te geven, de ervaring leert dat dit binnen 60 dagen na vervaldatum zou moeten gebeuren. De kans op succes slinkt immers met iedere dag die u wacht. Als verlengstuk van uw proces zullen wij uw klant altijd goed en respectvol behandelen, we zorgen ervoor dat afspraken alsnog worden nagekomen. Geef dus uw vorderingen juist nu op tijd uit handen en wacht niet te lang met het nemen van een beslissing als betalingsafspraken niet nagekomen worden.

Mocht u naar aanleiding van deze vijf basisregels vragen hebben dan kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Wij staan u graag met raad en daad bij.

Arjan Stigter
Algemeen directeur

Ultimoo Incasso B.V.