Incassobureau Spanje: uw factuur innen bij Spaanse debiteuren

Wat maakt incasso in Spanje anders dan in Nederland?

Incasso in Spanje verschilt op vijf fundamentele punten van de Nederlandse praktijk. Wie deze verschillen niet kent, riskeert verloren verzuimrente, gemiste bewijskracht en te lang gewacht bij een sinds 2015 aanzienlijk verkorte verjaringstermijn.

1. Verjaringstermijn drastisch verkort in 2015
   Tot oktober 2015 verjaarde een gewone contractuele vordering in Spanje pas na 15 jaar. Sinds de Ley 42/2015 is die termijn teruggebracht naar 5 jaar (artikel 1964 Código Civil). Voor Nederlandse ondernemers is dit een dubbele valkuil: oudere vorderingen kunnen onverwacht al verjaard zijn door de overgangsregeling, en actuele vorderingen verjaren veel sneller dan menigeen denkt.
   
   
2. Wettelijke maximale betalingstermijnen (strikter dan in de meeste EU-landen)
   De Ley 15/2010 legt in B2B-relaties een wettelijke maximale betalingstermijn op van 30 dagen na factuurdatum. Alleen met een uitdrukkelijke schriftelijke afspraak is verlenging tot maximaal 60 dagen mogelijk. Dit is aanzienlijk strikter dan de 60/45-dagentermijn in Frankrijk en het volledig ontbreken van een wettelijk maximum in Nederland.
   
   
3. De burofax als juridisch communicatiemiddel
   Spanje kent een uniek instrument: de burofax, een aangetekende brief met inhoudscertificering van de Spaanse postdienst (Correos). De burofax bewijst niet alleen dat de brief is verstuurd, maar ook wat de exacte inhoud was. Voor het aantonen van een aanmaning of ingebrekestelling voor de Spaanse rechter is de burofax de-facto standaard.
   
   
4. Het proceso monitorio zonder plafondbedrag
   Spanje heeft een geautomatiseerde gerechtelijke procedure voor onbetwiste vorderingen die sinds 2011 geen maximumbedrag meer kent. Zowel een vordering van €500 als een van €500.000 kan via het proceso monitorio worden geïnd. Dit is uniek in de kernmarkten van Europa.
   
   
5. Regionaal civielrecht en meertaligheid
   Spanje kent naast het nationale Código Civil enkele regionale civielrechtelijke systemen (derechos forales), waarvan Catalonië's Codi Civil het meest uitgewerkte is. Ook zijn er vijf co-officiële regionale talen (Catalaans, Valenciaans, Baskisch, Galicisch en Aranees) waarin de debiteur bepaalde procedurele rechten heeft.

Vergelijkingstabel Nederland versus Spanje:

Wat u moet weten van de Spaanse incassowetgeving 

Código Civil en het ontstaan van verzuim

Het Código Civil (Cc) vormt de basis van het Spaanse burgerlijk recht. Voor incasso zijn drie artikelen cruciaal:

Artikel 1100 Cc - Mora (verzuim) 
Verzuim ontstaat in Spanje op één van drie manieren: automatisch bij een overeengekomen vervaldatum, na een uitdrukkelijk requerimiento (aanmaning) van de schuldeiser of van rechtswege in bijzondere gevallen. Voor het aantonen van verzuim is de burofax bijna zonder uitzondering het beste bewijsinstrument.

Artikel 1108 Cc - Intereses de demora (verzuimrente) 
Vanaf het intreden van verzuim loopt de wettelijke rente. Voor consumenten geldt de interés legal del dinero, jaarlijks vastgesteld door de Spaanse begrotingswet. Voor zakelijke transacties gelden hogere tarieven op grond van de Ley 15/2010.

Artikel 1964 Cc (Verjaring)
De algemene verjaringstermijn bedraagt sinds de wetswijziging van oktober 2015 nog slechts 5 jaar. Voor persoonlijke vorderingen zonder eigen wettelijke termijn is dit de standaard. Voor sommige categorieën gelden kortere termijnen (zie hierna).

B2B-vorderingen en betalingsachterstand (Ley 15/2010)

De Ley 15/2010 wijzigt de eerdere Ley 3/2004 en implementeert de EU-richtlijn betalingsachterstand voor B2B. Vier kernrechten:

• Maximale betalingstermijn
  30 dagen na factuurdatum of levering. Verlenging tot maximaal 60 dagen alleen mogelijk bij expliciete schriftelijke afspraak.
  
  
• Wettelijke verzuimrente
  ECB refinancieringsrente plus 8 procentpunt. In perioden van hoge ECB-rente betekent dit een aanzienlijke rentelast voor de debiteur.
  
  
• Forfaitaire vergoeding
  €40 per onbetaalde factuur, verschuldigd van rechtswege zodra de betalingstermijn is verstreken.
  
  
• Ongeldigheid van bezwarende contractclausules
  Afwijkingen ten nadele van de schuldeiser zijn nietig indien "gravemente abusivas" (ernstig misbruikelijk).

De strenge Spaanse regelgeving over betalingstermijnen geeft Nederlandse leveranciers een sterkere onderhandelingspositie dan zij vaak beseffen.

Verjaringstermijnen in Spanje

De verjaringswijziging van 2015 is een van de belangrijkste juridische ontwikkelingen voor incasso in Spanje van het afgelopen decennium. De actuele termijnen:

• Algemene persoonlijke vorderingen (Cc art. 1964)
  5 jaar sinds oktober 2015.
  
  
• Sommige B2C-categorieën (Cc art. 1967)
  3 jaar voor onder meer honoraria van professionals, hoteliers en handelaren voor door hen geleverde diensten aan niet-handelaren.
  
  
• Handelsvorderingen tussen kooplieden
  5 jaar op grond van artikel 1964 Cc. Specifieke handelsvorderingen kunnen kortere termijnen kennen op basis van het Código de Comercio.
  
  
• Overgangsregime
  Op vorderingen die vóór 7 oktober 2015 bestonden is een gemengde regeling van toepassing (Ley 42/2015). In de praktijk verjaarden veel van deze vorderingen op of rond 7 oktober 2020. Voor twijfelgevallen adviseren wij een dossierspecifieke analyse.

De verjaring kan worden gestuit door onder meer een gerichte burofax, een gerechtelijke handeling of een schulderkenning van de debiteur. Bij Spaanse dossiers controleren wij altijd de verjaringsstatus en zetten wij tijdig stuitingshandelingen in.

Regels voor Spaanse incassobureaus

In tegenstelling tot Duitsland (RDG) en België (FOD Economie) kent Spanje geen algemeen erkennings- of registratieregime voor incassobureaus. Wel binden meerdere kaders het beroep:

• De Ley Orgánica 3/2018 (Spaanse AVG-implementatie) stelt strikte eisen aan de verwerking van debiteurgegevens. Toezicht: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• De Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (Real Decreto Legislativo 1/2007) verbiedt agressieve of misleidende incassopraktijken. Toezicht wordt gehouden door nationale en regionale consumentenautoriteiten.
• Brancheorganisaties zoals de ANGECO (Asociación Nacional de Entidades de Gestión de Cobro) hanteren een gedragscode waaraan gerenommeerde partijen gebonden zijn.

Incasso.nl werkt uitsluitend samen met Spaanse partners die aan deze eisen voldoen en die ANGECO-gedragscodes onderschrijven.

Zo verloopt een incasso in Spanje stap voor stap

Minnelijke incasso (buitengerechtelijk)

De minnelijke fase (reclamación amistosa) is bedoeld om betaling te verkrijgen zonder gerechtelijke procedure. Het overgrote deel van de Spaanse dossiers wordt in deze fase opgelost.

• Dossieropname en analyse. U dient uw factuur in via de Incasso.nl-app. Wij controleren de gegevens van de Spaanse debiteur, de betalingstermijn conform Ley 15/2010 en de verjaringsstatus.
• Burofax in juridisch correct Spaans. Verzonden via Correos met inhoudscertificering, met verwijzing naar artikel 1100 Cc en de Ley 15/2010. De burofax vestigt het verzuim en levert bewijskracht op voor een eventuele latere procedure.
• Intereses de demora en indemnización por costes de cobro: bij zakelijke debiteuren berekenen wij de wettelijke verzuimrente (ECB refi + 8 procentpunt) en het forfait van €40.
• Telefonisch contact door onze Spaanstalige specialist. Persoonlijk contact is in de Spaanse cultuur van groot belang.
• Acuerdo de pago (betalingsregeling) waar zinvol.
• Betaling of escalatiebeslissing. Bij uitblijvende betaling volgt advies over een proceso monitorio.

Het proceso monitorio (Spaanse expresroute)

Het proceso monitorio (art. 812-818 Ley de Enjuiciamiento Civil) is een geautomatiseerde procedure voor onbetwiste geldvorderingen. Sinds 2011 kent de procedure geen maximumbedrag meer, wat Spanje uniek maakt binnen Europa.

1. Petición inicial de proceso monitorio: verzoek bij de Juzgado de Primera Instancia van de woonplaats van de debiteur, ondersteund door documenten die de vordering aantonen (facturen, contracten, bewijzen van levering, en bij voorkeur de burofax).
   
   
2. Requerimiento judicial: de rechter beveelt de debiteur binnen 20 werkdagen te betalen of formeel oppositie te voeren.
   
   
3. Bij geen reactie: de vordering wordt bij besluit uitvoerbaar verklaard en levert een título ejecutivo (executoriale titel) op.
   
   
4. Bij betaling: einde procedure.
   
   
5. Bij oppositie van de debiteur: overgang naar juicio verbal (vorderingen tot €15.000, versnelde procedure) of juicio ordinario (vorderingen boven €15.000, reguliere procedure).
   
   
6. Executie: met de título ejecutivo kan een procurador beslag leggen op vermogen, bankrekeningen of loon via de bevoegde rechtbank.

Doorlooptijd van een onbetwiste proceso monitorio: doorgaans 8 tot 16 weken van indiening tot título ejecutivo, sterk afhankelijk van de werklast van de betreffende Juzgado. De griffiekosten (tasas) zijn voor natuurlijke personen sinds 2015 afgeschaft en voor rechtspersonen gestaffeld naar hoofdsom.

Gerechtelijke procedure

Bij oppositie of complexere zaken volgt een reguliere procedure:

• Juicio verbal: versnelde procedure voor vorderingen tot €15.000. Een advocaat en procurador zijn niet altijd verplicht bij lagere bedragen.
• Juicio ordinario: reguliere procedure voor vorderingen boven €15.000 of voor complexere geschillen. Advocaat en procurador verplicht.
• Juzgado de lo Mercantil: bevoegd voor specifieke handelsgeschillen (insolventie, IP, mededinging).
• Doorlooptijd: 8 tot 18 maanden voor de meeste zaken, langer bij overbelasting van de betreffende rechtbank.

Wat kost een incassotraject in Spanje?

Bij incasso.nl betaalt u voor buitenlandse incassotrajecten een vast dossierbedrag, aangevuld met provisie over het geïncasseerde bedrag. De hoogte van het dossierbedrag verschilt per landengroep en dekt de intensievere behandeling van een buitenlandse zaak. Meer informatie over het dossierbedrag vindt u in de incasso.nl-app.

Bij succes worden waar mogelijk de verzuimrente, het forfait van €40 (B2B) en de gemaakte incassokosten verhaald op de Spaanse debiteur op grond van de Ley 15/2010. Voor het proceso monitorio en de gerechtelijke procedure gelden aparte, wettelijk vastgelegde griffiekosten en procurador-honoraria. Onze specialist bespreekt deze vooraf met u.

Veelgestelde vragen over incasso in Spanje

Hieronder vindt u de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over incasso in Spanje.

Wanneer mag ik een incassobureau in Spanje inschakelen?

Direct na het verstrijken van de betalingstermijn. Bij B2B-vorderingen geldt de wettelijke maximale betalingstermijn van 30 dagen na factuur (Ley 15/2010), of 60 dagen bij expliciete schriftelijke afspraak. Bij overschrijding heeft u van rechtswege recht op verzuimrente en een vergoeding van €40. Verzuim ontstaat automatisch bij een overeengekomen vervaldatum of na een burofax met requerimiento (art. 1100 Cc).

Moet een incassobureau in Spanje erkend zijn?

Spanje kent geen algemeen registratieregime zoals Duitsland (RDG) of België (FOD Economie). Wel gelden strikte kaders vanuit de AVG-implementatie (Ley Orgánica 3/2018), de consumentenwetgeving (Real Decreto Legislativo 1/2007) en de gedragscode van brancheorganisatie ANGECO. Incasso.nl werkt uitsluitend samen met Spaanse partners die aan deze eisen voldoen.

Wat kost een incassotraject in Spanje?

Bij incasso.nl betaalt u voor buitenlandse incassotrajecten een vast bedrag aan dossierkosten. Daarnaast betaalt u een provisiepercentage over het geïncasseerde bedrag. Dit wordt vooraf duidelijk met u gecommuniceerd. Bij succes worden de verzuimrente, het €40-forfait (B2B) en de gemaakte kosten zoveel mogelijk verhaald op de debiteur. Voor het proceso monitorio of een gerechtelijke procedure gelden aparte tarieven die vooraf worden besproken.

In welke taal moet mijn aanmaning zijn?

In Castiliaans (normaal Spaans). In enkele autonome regio's kan de debiteur wettelijk verzoeken om een regionale co-officiële taal (Catalaans, Valenciaans, Baskisch, Galicisch of Aranees). In de praktijk verloopt communicatie doorgaans in het Castiliaans, met de mogelijkheid tot regionale talen waar dat het minnelijke traject bevordert. Nederlandse of Engelse aanmaningen worden juridisch niet aanvaard.

Wat is een burofax?

Een burofax is een aangetekende brief met inhoudscertificering, verstuurd via de Spaanse postdienst Correos. Anders dan een gewone aangetekende brief certificeert de burofax niet alleen de verzending, maar ook de exacte inhoud van het document. Voor het aantonen van een aanmaning, ingebrekestelling of contractopzegging voor de Spaanse rechter is de burofax de-facto standaard.

Zonder burofax is de bewijskracht van een schriftelijke aanmaning in Spanje vaak onvoldoende.

Wat is een proceso monitorio?

Het proceso monitorio is een geautomatiseerde Spaanse gerechtelijke procedure voor onbetwiste geldvorderingen (art. 812-818 LEC). Sinds 2011 kent de procedure geen maximumbedrag meer, wat Spanje uniek maakt binnen Europa. Bij een onbetwiste zaak beschikt u binnen 8 tot 16 weken over een título ejecutivo, waarmee executie via een procurador mogelijk wordt.

Wat is het verschil tussen incasso in Nederland en Spanje?

De belangrijkste verschillen: sinds 2015 sterk verkorte verjaring in Spanje (van 15 naar 5 jaar), strikte wettelijke maximale betalingstermijn van 30 dagen bij B2B (Ley 15/2010), de burofax als bewijskrachtig aanmaningsinstrument, het proceso monitorio zonder plafondbedrag en de aanwezigheid van regionale civielrechtelijke systemen en co-officiële talen.

Hoe lang duurt een incassoprocedure in Spanje?

Het minnelijke traject duurt gemiddeld 3 tot 8 weken. Een onbetwiste proceso monitorio duurt 8 tot 16 weken, sterk afhankelijk van de werklast van de betreffende Juzgado. Een reguliere gerechtelijke procedure (juicio verbal of juicio ordinario) varieert van 8 tot 18 maanden.

Hoe zit het met de verjaringswijziging van 2015?

Vóór 7 oktober 2015 verjaarden persoonlijke vorderingen in Spanje pas na 15 jaar. Sindsdien is de termijn 5 jaar (Ley 42/2015). Op vorderingen die vóór die datum bestonden is een overgangsregime van toepassing dat in de praktijk vaak leidde tot verjaring op of rond 7 oktober 2020. Voor twijfelgevallen adviseren wij een dossierspecifieke analyse door onze Spaanse partners.

Wat is een título ejecutivo?

Een título ejecutivo is de executoriale titel die volgt op een succesvol afgesloten proceso monitorio, een vonnis in een gerechtelijke procedure of bepaalde notariële akten. Met deze titel kan een procurador via de bevoegde rechtbank executiehandelingen laten uitvoeren: beslaglegging op vermogen, bankrekeningen of loon.

Kan ik mijn Spaanse vordering ook via een Nederlandse rechter innen? 

Alleen als uw algemene voorwaarden een expliciete forumkeuze voor de Nederlandse rechter bevatten én de Spaanse debiteur die voorwaarden heeft aanvaard. Zonder forumkeuze geldt de Brussel Ibis-verordening: de rechter van het land van de debiteur is doorgaans bevoegd.

Wij adviseren u forumkeuzeclausules standaard op te nemen in uw algemene voorwaarden bij grensoverschrijdende handel.

Hoe zit het met Catalunya en het Catalaanse civiel recht?

Catalonië kent een eigen Codi Civil de Catalunya. Voor gewone factuurincasso is dit meestal niet van invloed — het nationale Código Civil blijft primair van toepassing voor contractuele vorderingen. Op specifieke gebieden (familierecht, erfrecht, zakelijke rechten) heeft het Catalaanse recht wel voorrang. Voor procedurele communicatie kan de debiteur in Catalunya bovendien om Catalaans-talige behandeling verzoeken.

Onze Spaanse partners werken standaard in beide talen.

Werkt incasso.nl in heel Spanje? 

Ja. Van Madrid en Barcelona tot Sevilla, Bilbao, Valencia, A Coruña en de Balearen en Canarische Eilanden. Onze Spaanse partners hebben landelijke dekking, kennen de regionale bijzonderheden en werken samen met procuradores en abogados in alle autonome gemeenschappen.