Hoe werkt online incasso?

Pré-incasso fase

In de pré-incassofase krijgt uw klant nog één keer de kans om de betalingsachterstand zonder extra kosten te betalen. Vanuit incasso.nl wordt een laatste herinnering gestuurd, waarin onder meer het starten van een incassotraject wordt aangekondigd als er niet betaald wordt. In het bericht staat ook de hoogte van de incassokosten en de laatste betalingstermijn van 14 dagen.

De klant moet de factuur betalen bij de opdrachtgever zelf. Ook als er vragen over de factuur zijn, nemen klanten in deze fase contact met de opdrachtgever zelf op. De pré-incasso is bij een particuliere klant verplicht en wordt dan ook wel WIK-brief genoemd. 

De pré-incasso fase duurt in principe 14 dagen. Als de klant binnen die periode betaalt, hoeven er geen incassokosten en rente betaald te worden. Betaalt de klant in de pré-incassofase niet, dan mag een regulier incassotraject worden gestart. Onze incassospecialisten gaan de factuur dan bij uw klant incasseren.

Minnelijk incassotraject

Het minnelijke incassotraject bestaat uit verschillende stappen en vindt altijd plaats vóór tussenkomst van een rechter. Meer dan 90% van de incassodossiers wordt in de minnelijke fase opgelost. Dat betekent een flinke kostenbesparing, voor zowel de klant als de opdrachtgever. 

Naast de hoofdsom van de facturen moet de klant nu ook incassokosten en rente betalen. Omdat de klant deze kosten moet betalen, kost het minnelijke incassotraject ondernemers vaak niets. De klant moet de betalingsachterstand vanaf nu aan incasso.nl betalen. 

Tijdens de minnelijke incasso fase worden verschillende communicatiemiddelen gebruikt om de debiteur te bereiken. Denk hierbij onder meer aan een e-mail, brief, SMS, WhatsApp en een telefoongesprek. 

Het doel van het minnelijke incassotraject is om in contact te komen met uw klant. Vervolgens kunnen onze incassospecialisten met uw klant duidelijke afspraken maken over het inlossen van de betalingsachterstand. Denk hierbij aan een directe betaling of een betalingsregeling. Het is aan te raden om de klant naar ons door te verwijzen als deze onverhoopt toch contact met u opneemt. Op die manier voorkomt u dat ons contact met uw klant verstoord wordt.

Een minnelijk incassotraject duurt gemiddeld 33 dagen. De contactmomenten worden in deze periode verspreid, zodat uw klant de tijd heeft om te reageren op onze communicatie. 

Mocht uw klant, ondanks al onze inspanningen, onverhoopt toch niet betalen of reageren, dan zullen wij u aan het einde van het proces een advies geven over eventuele vervolgstappen en de haalbaarheid hiervan.

Debiteurenbezoek

Naast alle reguliere communicatiekanalen kunt u uw klant in de minnelijke fase ook laten bezoeken. Een debiteurenbezoek, ook wel field collections genoemd, heeft drie belangrijke doelen:

• Informatie inwinnen. Als een klant er niet is, kan toch veel informatie worden verzameld. Denk hierbij aan de leefsituatie en de hoeveelheid (ongeopende) post.
• In contact komen. Als een klant slecht reageert op traditionele communicatie, kan men door persoonlijk contact met de mediator in gesprek komen.
• Oplossing vinden. De mediator kan direct ter plekke een oplossing voor de betalingsachterstand treffen, bijvoorbeeld via een directe betaling. 

Een debiteurenbezoek wordt bij incasso.nl uitgevoerd door een speciaal opgeleide mediator (géén deurwaarder). Hierdoor is het contact met name gericht op het vinden van een duurzame oplossing voor de achterstand. 

Een debiteurenbezoek kunt u op elk gewenst moment inzetten en kost €100. Als uw klant niet aanwezig is, probeert de mediator het op een ander moment nog eens. Achteraf ontvangt u altijd een uitgebreid bezoekrapport met veel praktische informatie voor eventuele vervolgstappen.

Het totale proces van debiteurenbezoeken neemt doorgaans 14 dagen in beslag.

Gerechtelijk incassotraject

Mocht een klant na het minnelijke incassotraject en na een mogelijk debiteurenbezoek nog steeds niet betalen, dan zou u een juridische procedure kunnen starten. Bij een juridische procedure wordt geprobeerd om de betaling via de rechter af te dwingen. 

Omdat de kosten in een gerechtelijk traject hoog op kunnen lopen, ontvangt u eerst een deskundig advies over de verhaalsmogelijkheden. Op die manier kunt u een beslissing nemen op basis van realistische informatie. 

Natuurlijk staan de specialisten van incasso.nl u ook tijdens de juridische procedure bij van A tot Z.