Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen?
Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen?
Als ondernemer mag u een incassobureau inschakelen zodra uw klant de betalingstermijn van uw factuur heeft overschreden en nog steeds niet betaalt. U hoeft hier geen toestemming voor te vragen en er geldt geen wettelijke wachttijd. Wel is het slim, en bij particuliere klanten zelfs verplicht, om eerst zelf een paar stappen te zetten. Zo voorkomt u onnodige discussies en staat u juridisch sterk.
Eerst zelf actie ondernemen
Voordat u een incassobureau inschakelt, doorloopt u meestal eerst een aantal stappen:
- Stuur een vriendelijke herinnering zodra de factuur vervallen is. Soms is een klant een factuur bijvoorbeeld simpelweg vergeten.
- Stuur een aanmaning als uw klant nog steeds niet betaalt. Geef een nieuwe, korte termijn (bijvoorbeeld 7 of 14 dagen) en kondig aan dat u anders verdere stappen zet.
- Schakel een incassobureau in wanneer uw klant nog steeds niet betaalt of niet reageert. U draagt hierbij het innen van de factuur over aan een professionale partij.
Zakelijke klant of particulier?
Heeft u een zakelijke klant (B2B)? Dan kunt u snel handelen. Zodra de betaaltermijn is verstreken, mag u direct incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. U hoeft geen extra brief te sturen, al is een laatste aanmaning wel netjes en vaak effectief. Een incassobureau inschakelen mag dus al kort na de vervaldatum.
Heeft u een particuliere klant (B2C)? Dan bent u verplicht om eerst een zogenaamde 14-dagenbrief (WIK-brief) te sturen. In deze brief geeft u de klant nog 14 dagen de tijd om alsnog te betalen, zonder extra kosten. Ook moet u in deze brief duidelijk vermelden hoeveel de incassokosten bedragen als er niet op tijd betaald wordt. Pas ná die 14 dagen mag u incassokosten doorberekenen en het incassobureau inschakelen. Slaat u deze stap over, dan kunt u de incassokosten niet op uw klant verhalen.
Tip: Twijfelt u of uw aanmaning aan de wettelijke eisen voldoet? Onze incassospecialisten kijken graag kosteloos met u mee.
Wanneer is het verstandig om door te pakken?
U herkent het vast wel: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat u uw geld nog ziet. In deze situaties is het zinvol om snel een incassobureau in te schakelen:
- Uw klant reageert niet meer op telefoontjes, e-mails of brieven.
- De factuur staat al lang open (denk aan 30 dagen of meer na de vervaldatum).
- U heeft geen tijd of zin om er zelf achteraan te blijven gaan.
- U wilt de klantrelatie niet beschadigen en geeft de incasso liever uit handen aan een neutrale partij.
- Het gaat om een groter bedrag dat u niet wilt missen.
- U vermoedt dat uw klant in financiële problemen zit en wilt voorkomen dat andere schuldeisers u voor zijn.
Liever direct advies? Neem vrijblijvend contact op met incasso.nl. We kijken samen met u naar uw situatie en geven graag advies over eventuele volgende stappen.